إذا اعتبرنا التجارة الإلكترونية بنواحيها المختلفة وبرامجها المعقدة وخوارزمياتها أوركسترا، فيمكن القول بأن نظام إدارة المستودعات هو قائد هذه الأوركسترا، فهو ينسق مراقبة المخزون وتنفيذ الطلبات وتحسين سلسلة التوريد بأناقة وسلاسة تتناقض مع تعقيدها.
فأنظمة إدارة المستودعات ليست مجرد أدوات، بل هم العمود الفقري الذي يعتمد عليه صمود التجارة الإلكترونية. فتخيل مستودعًا عبارة عن متاهة مليئة بمنتجات ذات أحجام وأنواع ودورات حياة متنوعة. هنا حيث يحدث السحر: التتبع اللحظي للمخزون، واختيار الطلبات الآلي، والتحليلات التنبؤية، وغيرها. كل ذلك منسوج بسلاسة في نسيج نظام إدارة المستودعات.
فلقد أسهمت التطورات التكنولوجية المختلفة في جعل عملية إدارة المستودعات أكثر إثارة ومتعة من حيث أتمتة العمليات التشغيلية وتنفيذها بلمح البصر بما ساعد الأنشطة التجارية في التغلب على عديد التحديات وشحن وإيصال المنتجات بأسرع وقت وبأفضل جودة.
كيف ذلك؟ هذا ما سنتناوله في السطور القادمة.
بدايةً، ما المقصود بإدارة المستودعات Warehouse Management وأهميتها
إدارة المستودعات هي عملية تخطيط وتنظيم وتنفيذ تشمل مجموعة متكاملة من العمليات والتقنيات والاستراتيجيات التي تهدف إلى إدارة ومراقبة جميع جوانب العمليات التشغيلية للمستودع بكفاءة بما يشمل استلام المخزون، وفحصه، وتخزينه، وشحنه، بالإضافة إلى العديد من المهام والأنشطة التي تضمن التدفق السلس للبضائع من نقطة الدخول إلى المستودع إلى التوزيع النهائي أو الشحن إلى العملاء.
وتشمل الجوانب الرئيسية لإدارة المستودعات ما يلي:
- مراقبة وتتبع وإدارة مستويات المخزون للمنتجات في المستودع لمنع زيادة المخزون أو نفاده.
- إدارة عملية استلام طلبات العملاء وتحضيرها وتعبئتها وشحنها بدقة وسرعة.
- استغلال المساحات عبر تحسين تخطيط المنتجات وتخزينها داخل المستودع لزيادة المساحة وتقليل التكاليف.
- تخصيص وإدارة الموارد المتاحة بكفاءة لمهام مثل انتقاء الطلبات والتعبئة وإدارة المخزون.
- الأتمتة وتطبيق تقنياتها مثل مسح الباركود وغيرها مما يهدف لتبسيط العمليات وتقليل الأخطاء.
- استخدام البيانات والتحليلات بتكوين رؤية متكاملة حالة المخزون، وأوقات معالجة الطلبات، وأداء المستودع ككل.
- مراقبة الجودة وضمان دقة المنتجات من خلال عمليات التفتيش وفحوصات الجودة والمعالجة المناسبة.
- إدارة المرتجعات والتعامل مع المنتجات المرتجعة بكفاءة، بما في ذلك معالجتها أو إعادة تخزينها أو التخلص منها عند الضرورة.
- الالتزام بلوائح السلامة ومعايير الصناعة لخلق بيئة عمل آمنة للموظفين والامتثال للمتطلبات القانونية.
وبالنظر إلى المستودعات كنقطة مركزية هامة داخل سلاسل الإمداد في التجارة الإلكترونية، يمكن تلخيص أهمية إدارة المستودعات والمخازن في عدة نقاط:
- تلبية احتياجات العملاء الذين يرغبون في التخزين في الوقت المناسب.
- منح الإمكانية لوضع العناصر المخزنة بطريقة مبتكرة تمكن العاملين من الوصول إليها بسهولة.
- تقليل الجهد البدني المبذول من قِبَل العاملين إلى جانب تقليل الأخطاء.
- تقليل التكاليف المتعلقة بتخزين السلع من خلال تنظيمها، واستغلال المساحة المتوفرة بأنسب طريقة.
- خفض التكاليف التشغيلية والتي تتضمن تخطيط المستودع، ونظام تصنيف العناصر، وانتقاء المخزون، إلخ.
وتشتمل عملية إدارة المستودعات على جوانب مختلفة تخدم أقسامًا متنوعة داخل المستودع وتوضيح ذلك في تلك الفقرة.
قارن أسعار أكثر من ٢٠ شركة شحن وتوصيل في السعودية!
أهم جوانب عملية إدارة المستودعات
- الاستلام والفحص: يهتم هذا الجانب باستلام المخزون وفحصه للتأكد من مطابقته للمواصفات وعدم وجود أي نواقص أو تلف.
- التخزين: وهو يهتم بتخزين العناصر داخل المستودع بعد فحصها وفق أسلوب علمي يضمن تصنيفها بحيث يسهل الوصول إليها بسرعة ويضمن عدم تلفها.
- الانتقاء: هذا الجانب توقيفي على عملية التخزين والتصنيف، فكلما كانت دقيقة، كلما كان من الأسهل الوصول إلى المنتجات المطلوبة من قِبَل العملاء وتجهيزها للشحن.
- التعبئة والتغليف: يهتم هذا الجانب بتجهيز المنتجات من حيث التعبئة والتغليف بناءً على مواصفات المنتج والوقت المستغرق في عملية التوصيل وغيرها من العوامل التي تتحكم في هذه العملية والتي لا بد من الاهتمام بها لإيصال المنتج بأفضل جودة ممكنة.
- تسليم الميل الأخير: يُعنى هذا الجانب بعملية التنسيق مع شركات الشحن لاستلام الشحنات من المستودعات ثم شحنها وتسليمها للمستهلك النهائي.
- التدقيق: وهو من الجوانب الهامة في عملية إدارة المستودعات، إذ يُعنى بمراقبة المخزون وضمان جودة المنتجات والتحقق من صلاحيتها.
- إدارة المرتجعات: وهو جانب يهتم بالخدمات اللوجستية العكسية وإدارة المرتجعات من حيث تخزينها وتصنيفها وتحديد الكيفية للاستفادة منها.
هذا عن بعض الجوانب التي تشتمل عليها عملية إدارة المستودعات، ولتنظيم هذه العملية، هناك أنظمة تتحكم في إدارة العمليات التشغيلية داخل المستودع.
ماذا يُقصد بأنظمة وبرامج إدارة المستودعات وفوائدها؟
إدارة المستودعات والمخازن Warehouse Management Systems (WMS) هي ببساطة نوع من التقنيات والأنظمة التي يتم استخدامها لإدارة العمليات التشغيلية داخل المستودعات والمتعلقة بمراقبة المخزون والتنبؤ بالاحتياجات، وإدارة عمليات التصنيف والانتقاء، ومراقبة حركة البضائع دخولًا وخروجًا، إلخ.
والجدير بالذكر أن الاعتماد على أنظمة وبرامج إدارة المستودعات له العديد من الفوائد والتي تتمثل في:
۱. تحسين كفاءة العمليات التشغيلية داخل المستودع:
يمكن لأنظمة وبرامج إدارة المستودعات العمل على تحسين كفاءة العمليات التشغيلية وتنفيذها بشكل أوتوماتيكي بما يسهم في تقليل الوقت والجهد المبذولين من قِبَل الموارد البشرية ويسهم في تسريع عملية الشحن وإيصال المنتجات للمستهلكين في الوقت المحدد.
والجدير بالذكر أن أنظمة وبرامج إدارة المستودعات تعتمد في طريقة عملها على استراتيجيتان رئيسيتان وهما:
- LIFO والتي تضمن استغلالًا أفضل للمساحة.
- FIFO والتي تضمن الحركة السريعة للبضائع القابلة للتلف.
وهاتان الاستراتيجيتان تعملان بشكل متكامل ومترابط مع استراتيجيات وتقنيات أخرى بحيث توفر المرونة اللازمة لإدارة المستودعات وتحسين كفاءة العمليات التشغيلية.
۲. تقليل الأخطاء:
تسهم أنظمة وبرامج إدارة المستودعات في تقليل الأخطاء البشرية، وذلك من خلال دعمها لتقنيات وأدوات مثل مسح الباركود، وتقنية تتبع البيانات RFID، وغيرها من التقنيات التي تسمح للعمال داخل المستودعات بتحديد مواقع السلع على الأرفف، وجردها بعناية ودون أخطاء.
بالإضافة إلى ذلك، فإن أنظمة وبرامج إدارة المستودعات بإمكانها القيام بتنبيه الأشخاص بشكل تلقائي بوجود أخطاء متعلقة بفحص المنتجات أو اختيارها بما يضمن حصول العملاء على منتجات ذات جودة عالية وفي الوقت المثالي.
۳. تسريع دوران المخزون:
لأنظمة وبرامج إدارة المستودعات مفعول السحر في تسريع عملية دوران المخزون، وهذا يرجع إلى تنفيذ العمليات التشغيلية بشكل أوتوماتيكي بما يجعلها أكثر كفاءة وسرعة بالمقارنة مع الطرق التقليدية اليدوية والتي كانت تستغرق وقتًا طويلًا في تنفيذ تلك العمليات التشغيلية المتعلقة بجرد المخزون ومراقبته وتصنيفه وما إلى ذلك بما يؤدي إلى حدوث مشكلات مثل انخفاض أو زيادة المخزون، بما يؤدي بدوره إلى تأخر تسليم الطلبات ومن ثم تأخر التدفقات النقدية وفقدان ثقة العملاء.
فلقد منحت أنظمة إدارة وبرامج إدارة المستودعات المبتكرة الإمكانية لدى الأنشطة التجارية لإدارة المخزون ومراقبته بدقة وتحديثه في الوقت الفعلي والمساهمة بفاعلية في دوران المخزون بداخل سلسلة الإمداد والتوريد.
٤. توفير رؤية أفضل للمخزون:
باستخدام أدوات وبرامج إدارة المستودعات، يمكنك توفير رؤية أفضل حول المخزون الخاص بك من خلال تتبع بيانات المخزون في الوقت الفعلي باستخدام تقنية RFID بما يساعد على التنبؤ بالطلب وتوفير معلومات قيمة حول المنتجات الأكثر طلبًا من قِبَل العملاء في فترة زمنية محددة بما يسهم في دعم أصحاب الأنشطة التجارية وتحسين عملية صنع واتخاذ القرار بشأن المنتجات التي يجب الاستثمار فيها لتحقيق المزيد من الأرباح.
٥. تحسين العلاقات مع العملاء والموردين:
يمكننا القول بأن هذه الفائدة هي نتاج لما توفره أنظمة وبرامج إدارة المستودعات WMS، فتحسين كفاءة العمليات التشغيلية داخل المستودعات تعني بالضرورة تقليل التكلفة، وتقليل الأخطاء ومن ثم تقليل الوقت المستغرق في عملية معالجة الطلبات وتجهيزها للشحن وإيصالها في أسرع وقت ممكن وبأفضل جودة ممكنة.
وجدير بالذكر أن هناك العديد من العوامل المتحكمة في عملية اختيار أفضل نظام لإدارة المستودعات من بين الأنظمة والبرامج المتاحة نتعرف عليها فيما يلي.
عوامل رئيسية ينبغي مراعاتها لاختيار أفضل نظام إدارة المستودعات
تتعدد أنظمة وبرامج إدارة المستودعات الموجودة على الساحة، وفي ظل هذا التعدد يظهر تحدي اختيار نظام إدارة المستودعات الأفضل والذي سيلبي احتياجاتك ويساعدك على تقليل الأخطاء والتكلفة.
ويوجد العديد من العوامل التي لا بد من مراعاتها عند البحث واختيار برنامج أو نظام إدارة المستودعات الأنسب، ومن هذه العوامل:
- المرونة اللازمة والتي لا بد من توافرها في نظام إدارة المستودعات المختار للربط التقني مع منصات التجارة الإلكترونية وقنوات البيع الأخرى للتحكم في الطلبات ومعالجتها.
- توافق برنامج إدارة المستودعات المختار مع الأجهزة المتواجدة بداخل المستودع الخاص بك بما يشمل أجهزة الباركود، والموازين، والطابعات، والأجهزة القابلة للارتداء، إلخ.
- سهولة نظام الإدارة بما يسمح بتقليل الأخطاء وزيادة الإنتاجية وتحسين الكفاءة وتبسيط العمليات التشغيلية وإنجاز المهام في أسرع وقت ممكن وبأقل جهد.
هذه عوامل رئيسية ينبغي وأن تراعيها عند اختيار نظام إدارة المستودعات الأفضل لنشاطك التجاري وفقًا لاحتياجاتك ومتطلباتك.
ومن الجدير بالذكر أن منصة أوتو اللوجستية المتكاملة توفر نظامًا مبتكرًا لإدارة مستودعاتك باحترافية ممثل في تطبيق “أوتو باك OTO Pack” الذي يساعد في تبسيط عملياتك التشغيلية وتحسين الكفاءة وتقليل الوقت والجهد المبذولين لإنجاز المهام داخل المستودعات.
فمن خلال هذا النظام المبتكر ستتمكن من تنظيم مستودعاتك وتقسيمها إلى مناطق وأجزاء بحيث يتسنى لك تسريع عملية تحضير الطلبات وتجميعها وتعبئتها وتغليفها وتجهيزها للشحن، وإنشاء وطبع بوليصات الشحن لضمان إيصالها للمستهلك النهائي بأفضل جودة ممكنة وفي أسرع وقت ممكن.
اشحن طلباتك الآن مع أكثر من ٢٠٠ شركة بأسعار مخفضة
كيف أفادت التكنولوجيا إدارة المستودعات في التجارة الإلكترونية؟
أدى التطور التكنولوجي الكبير إلى ظهور العديد من الابتكارات التي ساعدت أصحاب الأنشطة التجارية على إدارة المستودعات باحترافية، فمع ازدهار مجال التجارة الإلكترونية والعمل على تسريع تدفق المخزون بداخل سلاسل الإمداد والتوريد، أصبح هناك حاجة ملحة للتطوير الدائم لتلبية توقعات العملاء وتلبية متطلباتهم في أسرع وقت ممكن وهو ما أدى إلى ظهور العديد من الابتكارات والاتجاهات التكنولوجية الناشئة لتحسين العمليات التشغيلية داخل المستودعات ومنها:
-
الاعتماد على الروبوتات في تنفيذ العمليات التشغيلية داخل المستودعات:
أدت الابتكارات التكنولوجية إلى الاعتماد على الروبوتات لتنفيذ العمليات التشغيلية داخل المستودعات بما يشمل مراقبة المخزون وفحصه وتصنيفه، إلى جانب القيام بأعمال المناولة والتعبئة والتغليف وما إلى ذلك.
فلقد قامت شركة Peer Robotics التي تتخذ من الولايات المتحدة مقراً لها بتطوير روبوتات تتعلم من الموظفين داخل المستودعات عبر تقنيات الاستشعار والتي تمكنهم من فهم نوايا البشر من خلال الإيماءات والأوامر والتفاعل الجسدي وهذا يمكنهم من القيام بكافة ما يقوم به البشر داخل المستودعات بسرعة أكبر وبكفاءة أعلى.
-
مراقبة المخزون عبر طائرات ذاتية القيادة:
تعد الطائرات ذاتية القيادة الموجودة بداخل المستودعات إحدى الابتكارات التكنولوجية الناشئة من شركة Startup Ware والتي تلعب دورًا مهمًأ في إدارة المستودعات ومراقبة المخزون في الوقت الفعلي من خلال طائرات ذكية مزودة بأنظمة مبتكرة لتحديد الموقع الجغرافي الداخلي للمستودعات، ونظام مبتكر آخر لتجنب العقبات، وماسح ضوئي ثنائي الأبعاد لالتقاط صور للمخزون لجمع البيانات.
وتفيد هذه الطائرات المبتكرة في عملية مراقبة المخزون وتحليل البيانات المخزنة عبر السحابة للتنبؤ باحتياجات السوق والمستهلكين.
-
تعزيز الكفاءة للموظفين عبر التقنيات القابلة للارتداء:
يعمل موظفو المستودعات في بيئات سريعة وغير مركزية في ظل جداول زمنية قياسية في محاولة لأداء المهام بكفاءة، وتوفر التقنيات القابلة للارتداء إمكانية لتحسين كفاءة الموظفين من خلال إمدادهم بالمعلومات اللازمة حول العناصر الموجودة بداخل المستودع للتعامل معها بسرعة ودقة.
فعلى سبيل المثال، تعمل النظارات الذكية المعتمدة على تقنيات الذكاء الاصطناعي وتطبيقات تعلم الآلة والواقع المعزز على استخدام تقنية التحسين والتجميع والتقاط الصور لتمكين موظفي المستودعات من انتقاء المخزون بشكل أكثر دقة وكفاءة.
كما أن هذه النظارات تتميز بوجود نظام مبتكر يسمح بتبادل الرسائل بين الموظفين داخل المستودع لتسهيل التواصل بينهم والعمل على تحسين كفاءة الأعمال وإنجاز المهام في أسرع وقت ممكن.
-
تسريع عملية المناولة داخل المستودعات عبر الأذرع الذكية:
كذلك فإن التطورات التكنولوجية لم تقف عند الحد الذي ذكرناه، بل إنها أسهمت في تحسين عملية المناولة داخل المستودعات وإدارتها بكفاءة كبيرة عبر الأذرع الذكية والتي تتكيف تلقائيًا مع تعويض الجهد البدني للموظف في عملية المناولة وحمل البضائع وتفريغها.
تعمل هذه الأذرع على تخفيف الضغط العضلي للموظفين أثناء العملية وتمكنهم من التعامل مع الأوزان الثقيلة دون إجهاد للعمود الفقري ومن ثم الحفاظ على سلامة الموظفين وتسريع عملية المناولة.
-
تعزيز عملية الإدارة والتحكم في المستودعات عبر إنترنت الأشياء IT:
تستخدم الأنشطة التجارية الحلول المبتكرة لإنترنت الأشياء IT لدعم إدارة المستودعات والتحكم في كافة العمليات بداخلها، فمن خلال المستشعرات التقنية الدقيقة، يمكن التحكم في درجات الحرارة داخل المستودع بما يناسب المنتجات، وكذلك التحكم في الإضاءة، ورصد البيانات المرسلة من الأرفف الذكية لتحليل المخزون ومعرفة متى يجب استبدال المنتجات أو التخلص منها قبل التلف.
[معلومات إضافية] أبرز مصطلحات إدارة المستودعات الشائعة
من المصطلحات الشائعة لدى عملية إدارة المستودعات:
- لوجستيات الطرف الثالث 3PL: وهو مصطلح يعبر عن المصادر الخارجية التي يُستعان بها لإدارة مستودع أو مجموعة من المستودعات والتحكم بكفاة العمليات التشغيلية.
- إشعار الشحن المتقدم Advanced Shipping Notification: وهو مستند يوفر معلومات مفصلة حول عمليات الشحن التي ستتم، والغرض من هذا المستند إمداد العميل بالمعلومات اللازمة حول وقت الشحن، والعناصر التي تم شحنها، إلخ.
- الرمز الشريطي Barcode: يُقصد به مجموعة الأشرطة والرموز المستخدمة لتحديد المنتجات التي يتم فيها استخدام الماسح لقراءة المعلومات المشفرة.
- تجديد المخزون Inventory Replenishment: يشير هذا المصطلح إلى العملية التي يتم فيها إعادة تعبئة مستويات المخزون باستخدام احتياطي من المنتجات موجودة في مواقع تخزين ثانوية.
- رمز حاوية الشحن التسلسلي (SSCC): هو رقم تعريفي فريد يُستخدم للصناديق بداخل الحاويات بهدف تجميع مجموعات المنتجات مع بعضها البعض. وفي غالبية أنظمة إدارة المستودعات، يتكون SSCC من 18 رقم ًا، ولكل حاوية معرف فريد مخصص لها.
- الملف الرئيسي للمخزون Inventory Master File: وهو مصطلح يشير إلى القائمة الكاملة لجميع المنتجات في المستودع من حيث كمياتها وأنواعها وما إلى ذلك.
- انتقاء الدُفعات Batch picking: وهي استراتيجية انتقائية للمنتجات تعتمد في عملها على تجميع دفعة من طلبات العملاء المتعددة التي تحتوي على عناصر متشابهة من أرفف المستودعات في نفس الوقت. فعلى سبيل المثال، يمكن تجميع ثلاثة طلبات منفصلة للعملاء تتضمن قميصًا باللون الأزرق وبمقاس محدد، وهنا سيحتاج المسؤول عن هذه المهمة الذهاب إلى موقع التخزين لهذا المنتج مرة واحدة فقط بدلًا من الذهاب ثلاث مرات متتالية.
- التخزين المبرد Cold storage: وهو مصطلح يشير إلى قسم من الأقسام الموجودة بداخل المستودعات والذي يُعنى بتخزين المنتجات التي تحتاج إلى درجات حرارة معينة كالمنتجات الغذائية والمنتجات الدوائية ونحوهما.
- توزيع البضائع Cross-docking: وهو مصطلح يُعبر عن العملية التي يتم فيها استلام البضائع من المورد والقيام بفرزها وتعبئتها وشحنها على الفور إلى العميل بدلاً من تخزينها على الأرفف بداخل المستودع. وغالبًا ما يتم استخدام هذه الاستراتيجية لتلبية طلبات العملاء المتأخرة.
- بوليصات شحن: هي مستند يتم فيه تفصيل ما تحتوي عليه الشحنة والذي يعمل كإيصال يقدمه الناقل للمستلم.
نصائح أخيرة
عملية إدارة المستودعات شديدة التعقيد وتتطلب تخطيطًا جيدًا وتنفيذًا فعّالًا لضمان تحقيق الكفاءة والاستدامة، وإليكم بعضًا من النصائح التي يجب مراعاتها لإدارة العمليات التشغيلية داخل المستودع بكفاءة:
- اعتمد على أنظمة إدارة المستودعات (WMS) ونظم تحديد المواقع بواسطة الرموز الشريطية وأنظمة التشغيل الآلي لتحسين الدقة وتقليل الوقت المستغرق في تنفيذ المهام.
- استغل الروبوتات والأتمتة لتحسين عمليات التخزين والمناولة وتقليل الأخطاء البشرية وتحسين الإنتاجية وتوفير الوقت والجهد.
- حلل البيانات ذات الصلة لتوقع الطلب وتحديد نماذج الاستهلاك وتحسين إدارة المخزون وتخفيض التكاليف.
- عزز التعاون مع الموردين وشركاء الشحن لتحقيق تكامل أفضل في سلسلة التوريد، فعليك بتحسين الاتصالات ومشاركة المعلومات بشكل فعال لتحسين التوقيت والتخزين وتقديم الخدمات بشكل أفضل.
- كن مستعدًا للابتكار ومواكبة التطورات في مجال إدارة المستودعات، فعليك بالبحث والاستكشاف والاستفادة من التكنولوجيا الجديدة والأفكار المبتكرة لتحسين تنفيذ المهام وإدارة العمليات التشغيلية داخل المستودعات بسرعة وسلاسة وكفاءة.
