شحن الطرود: خريطة إرشادية للتجار للشحن بأعلى كفاءة

فكر معي للحظة، ماذا ستفعل إن حاولت شراء منتج ما وأرسلت تتساءل عن سعره أو تفاصيله وتأخر الرد عليك؟! ربما إن لم تكن بحاجة ماسة لهذا المنتج تراجعت عن فكرة شرائه من الأساس أو على الأقل من هذا المتجر تحديدًا. كذلك الحال نفسه عند شرائك لمنتج ما من أحد المتاجر ويتأخر طلبك بالوصول، ربما في هذه الحالة ستكوّن انطباعًا سلبيًا عن هذا المتجر وقد تكون هذه آخر معاملة شرائية معه.

هذا أمرًا طبيعيًا فنحن ببساطة نعيش في عالم ينمو بوتيرة سريعة خلق عملاءً بتوقعات عالية وفرض على الأنشطة التجارية تلبية حاجات هؤلاء العملاء وخدمتهم بكفاءة ودقة وبسرعة فائقة أيضًا.

وباعتبار مسألة شحن الطرود ركنًا أساسيًا من أركان الرحلة الشرائية كان لزامًا على أصحاب المتاجر تقديم خدمة شحن تفوق توقعات العملاء وتستحوذ على رضاهم.

ولكن ما هي عملية شحن الطرود، وما الشروط العامة لشحنها بنجاح والخطوات الواجب اتباعها لتوصيل الطرود محليًا ودوليًا؟ هذا ما سنجيب عنه في هذا المقال، فتابع القراءة للنهاية.

بدايةً، ما هو شحن الطرود؟

يشير مصطلح شحن أو توصيل الطرود إلى: استراتيجية نقل العبوات التي يقل وزنها عن ۱٥۰ رطلًا (٦۸ كيلوجرام) تقريبًا مقسمة إلى طرود يتم حزمها ووضعها في صندوق موحد بحيث يسهل التعامل معها ونقلها وإيصالها للمستهلك النهائي.

وعادةً ما يتم تنفيذ هذه الطريقة المبتكرة من قِبَل الشركات اللوجستية المتخصصة في نقل الطرود للمساعدة في شحن وتوصيل عدد من المنتجات في أسرع وقت ممكن وبأقل تكلفة ممكنة.

والجدير بالذكر أن الأنشطة التجارية الصغيرة وكذلك تجار التجزئة تعتمد على خدمة توصيل طرود للتقليل من النفقات الخاصة بعملية الشحن إلى جانب سرعة التوصيل بالمقارنة مع الطرق أو الاستراتيجيات الأخرى.

ومن الجدير بالذكر أيضًا، أن مصطلحي الشحنة والطرد يُستخدمان لوصف عملية نقل البضائع، غير أن هناك اختلاف جوهري بينهما يتمثل في أن:

• الشحنة تشير إلى شحن مجموعة كبيرة من البضائع متنوعة العناصر وبأوزان كبيرة،
• بخلاف مصطلح الطرد والذي يشير إلى شحنة صغيرة الحجم والوزن وغير متنوعة العناصر على الأغلب، ويتم إرسالها عادةً عبر البريد أو شركات الشحن المتخصصة.

وعليه، فإن هناك خلط يحدث بين مصطلحي شحن الطرود وشحن البضائع،لذلك سنوضح الفوارق بينهما في تلك الفقرة.

اختلافات بين شحن البضائع وشحن الطرود:

لعلك تتساءل عن الفارق أو الاختلاف الجوهري بين عملية شحن الطرود وعملية شحن البضائع، وفي الواقع يظهر أن كلا المصطلحين واحد وذلك بسبب الارتباط الوثيق بكلمة الشحن، غير أن هناك فارق جوهري يجعل كلا العمليتين مختلفتين كما يلي:

• الأوزان:

يتعامل شحن الطرود مع شحنات بأوزان محددة من قِبَل شركات شحن وتوصيل الطرود المتخصصة، بينما تختص عملية شحن البضائع بالشحنات كبيرة الحجم ومتعددة الأوزان.
وبالمثال يتضح المقال، فلو افترضنا أنك تريد شحن 20 صندوقًا، فليس من الطبيعي أن تعتمد على استراتيجية شحن الطرود لأنها لن تكون عملية في هذه الحالة نظرًا للوزن، وتنوع البضائع، إلخ. أما إذا كان لديك شحنة صغيرة الوزن والحجم وتريد إيصالها بأسرع وقت ممكن، فيمكنك الاعتماد على خدمة شحن الطرود المقدمة عبر شركات الشحن المتخصصة أو شركات البريد.

• طرق النقل:

تختلف طرق النقل المستخدمة بين عمليتي شحن الطرود والبضائع، فيمكن نقل البضائع عبر السكك الحديدية، والشاحنات الضخمة، والسفن الكبيرة، وكذلك الطائرات، بينما في الغالب تُستخدم الشاحنات الصغيرة في نقل الطرود حسب احتياجاتك من شركة الشحن التي تم التعاقد معها.

• شركات النقل:

تحتاج عملية شحن البضائع إلى شركات شحن متخصصة تقوم بمختلف الخدمات اللوجستية بدءً من استلامها وحتى إيصالها إلى العميل النهائي وهذا يتطلب القيام بالعديد من العمليات المعقدة، وكذلك عملية شحن الطرود فإنها تحتاج إلى شركة شحن متخصصة أيضًا، غير أن هذه العملية تتم بسلاسة وسهولة بالمقارنة مع عملية شحن البضائع.

• مناديب الشحن:

يمكن أن يتعامل مندوب واحد فقط مع الطرود المشحونة، بينما تتطلب البضائع فريق متكامل للتعامل معها وشحنها وإيصالها بأمان.

• طبيعة المنتجات:

لا يمكن شحن كافة أنواع المنتجات والبضائع عبر آلية شحن الطرود، بينما يمكن فعل ذلك باستخدام استراتيجية شحن البضائع لما توفره من خيارات متنوعة من ناحية طرق التوصيل وكذلك تنوع المنتجات التي يتم شحنها.

ويجب الإشارة إلى أن هناك شروط ينبغي مراعاتها لشحن الطرود بنجاح للأنشطة التجارية.

أهم الشروط الواجب مراعاتها لشحن لتوصيل الطرود بنجاح لأصحاب المتاجر الإلكترونية:

من الشروط الواجب مراعاتها لشحن الطرود بنجاح ما يلي:

• يجب التأكد من الامتثال للمعايير والمتطلبات القانونية والجمركية لتجنب أي مشاكل أو تأخير في عملية شحن الطرود.
• كما ينبغي التأكد من موافقة أبعاد ووزن الطرد للمعايير الموصى بها من قِبَل شركات الشحن أو البريد.
• كذلك لا بد من استخدام صناديق شحن ومواد التغليف ذات الجودة العالية والحشوات الواقية لتأمين السلع داخل الطرد وحمايتها من التلف أثناء النقل.
• وينبغي اختيار خدمات الشحن التي تلبي احتياجات متجرك الإلكتروني من حيث السرعة والتكلفة والتغطية الجغرافية لتقديم تجربة شحن مميزة للعملاء.
• ولا بد كذلك من الاهتمام بملء جميع النماذج والوثائق المطلوبة بشكل صحيح، مثل نموذج الشحنة والفواتير التجارية. كما قد يتطلب الشحن الدولي وجود وثائق إضافية مثل شهادات المنشأ.
• ويجب الحرص على استخدام الأدوات التي تمكنك من تتبع الشحنة ومراقبة حركة الطرود ومعرفة موقعها في الوقت الفعلي بما يمكنك من تقديم معلومات دقيقة للعملاء بشأن حالة شحناتهم.

فهذه بعض الشروط الأساسية لشحن الطرود لأصحاب المتاجر الإلكترونية، وننبه على أنه لا بد من الاطلاع على سياسات وشروط الشحن لكلٍ من شركات الشحن الدولي أو المحلي المراد التعامل معها، وذلك نظرًا للاختلافات في الشروط بين مزودي الخدمات المختلفين.

ولشحن الطرود باحترافية على الجانبين المحلي والدولي، ينبغي المرور بالعديد من الخطوات نستعرض أبرزها في الفقرة التالية.

خطوات ينبغي اتباعها لشحن الطرود باحترافية محليًا ودوليًا:

لشحن الطرود على النطاق المحلي والدولي عبر شركات شحن الطرود لا بد من المرور بعدة خطوات كما يلي:

الخطوة الأولى: التأكد من موافقة الشحنات الخاصة بك للمعايير الخاصة بشحن وتوصيل الطرود:

هذه الخطوة من الخطوات الهامة التي ستمر بها عند شحنك للطرود محليًا ودوليًا، فينبغي أن تتأكد من موافقة المعايير الخاصة بشحن الطرود والمتمثلة في:

• نوعية المنتجات المراد شحنها.
• أوزان الشحنات الخاصة بك.
• التأكد من الأبعاد الخاصة بالصناديق التي سيتم فيها حزم المنتجات.

واعلم أنه يمكن أن يكون هناك بعض الاختلافات البسيطة بين شركة شحن وأخرى، والأمر توقيفي على احتياجاتك ومتطلباتك والتي على أساسها ستختار الشركة المناسبة.

الخطوة الثانية: الاهتمام بالتعبئة والتغليف بصورة مميزة:

لا بد من تعبئة وتغليف المنتجات في الصناديق المخصصة بصورة احترافية بحيث تضمن سلامة المنتجات وإيصالها بأمان للمستهلك النهائي. فينبغي إذا كنت صاحب متجر إلكتروني وتعمل على تعبئة وتغليف المنتجات بنفسك لشحنها عبر شركات شحن الطرود أن تُراعي استخدام الصناديق المناسبة لطبيعة المنتجات من حيث الوزن والحجم والموافقة لمعايير الشركة المختارة. وكذلك لا بد من اختيار أدوات التعبئة والتغليف المثالية والتي تضمن الحفاظ على المنتجات بما يسهم في حزمها بشكل جيد يضمن سلامتها وعدم تلف المنتجات المرسلة.

وإليك مجموعة من النصائح التي يمكنك الاستعانة بها لتغليف طرودك بصورة مثالية:

• استخدم صناديق شحن قوية ومناسبة للسلع التي ستُرسل، فيجب أن تتحمل الصناديق المختارة الوزن والضغط الناتج عن عملية المناولة والشحن وتكون مقاومة للتلف.
• استخدم مواد التوسيد الداخلي ذات الجودة العالية مثل الفقاعات البلاستيكية، والأوراق المموجة، والمواد العازلة لحماية السلع من الصدمات والاهتزازات أثناء النقل. كما يجب أن تكون السلع محكمة الغلق ومحاطة بالحشو من جميع الجوانب لعدم تلفها.
• تأكد من تثبيت السلع داخل الطرد بصورة جيدة لمنع حركتها أثناء النقل، فيمكنك استخدام شرائط لاصقة قوية لتثبيت السلع في مكانها وتجنب الانزلاق.
• ضَمِّن الملصقات بتعليمات واضحة لكيفية التعامل مع الطرد مثل (هش، قابل للكسر)، هذا بالإضافة إلى تضمين معلومات المستلم كالعنوان ورقم الهاتف وما إلى ذلك والتي تكون مكتوبة في بوليصات شحن الطرود.
• تأكد من الامتثال لجميع القوانين والتعليمات الجمركية المتعلقة بالتعبئة والتغليف، واتبع التعليمات الجمركية المحددة لكل بلد.
• عليك بفحص واختبار الطرود بعد تعبئتها وتغليفها قبل الشحن الفعلي للتأكد من ثبات السلع داخلها وعدم اصطدامها أثناء النقل والتحريك.

الخطوة الثالثة: ملء المعلومات بطريقة صحيحة:

لا بد من ملء استمارة الشحن الخاصة بشحن الطرود بطريقة صحيحة بحيث تكون البيانات دقيقة وبخط واضح ومقروء حتى تضمن بذلك إيصال الطرد في أسرع وقت ممكن وعدم ضياعه.

فينبغي تضمين معلومات المرسل والمستلم، ومكان التسليم، إلى غير ذلك من التفاصيل المهمة والتي ستسهم بدورها في الحفاظ على المنتجات وتسليمها في الوقت والمكان المحددين.

الخطوة الرابعة: تضمين الطرد ببيان تفصيلي لتوضيح محتوياته:

لا بد من تضمين الطرد المراد شحنه عبر البريد دوليًا ومحليًا ببيان يتم من خلاله وصف محتويات الطرد من حيث ما يتضمنه من منتجات حتى تتمكن من تعهد شركات البريد أو شحن الطرود بحفظ المنتجات بصورة آمنة ووضع بند للتعويض في حال تلفها.

الخطوة الخامسة: اختيار خدمات شحن الطرود بالبريد المناسبة:

فبعد تجهيز الطرود الخاصة بك، حان الوقت لاختيار خدمات شحن وتوصيل الطرود المناسبة لطبيعة النشاط التجاري واحتياجاتك، وهذا سيتطلب منك طرح بعض الأسئلة الهامة:

• هل تريد الاعتماد على خدمات شحن الطرود السريعة بالبريد بحيث تضمن توصيل الطرد للمستهلك النهائي في أسرع وقت ممكن؟
• أم هل تريد الاعتماد على خدمات البريد العادية لشحن الطرود خلال ثلاثة أيام فأكثر؟
• كذلك، هل ترغب في شحن وإيصال الطرود عبر أي طريقة من طرق الشحن سواء كانت: برية، أم جوية؟

فكلها أسئلة يلزم الإجابة عنها وفقًا لاحتياجاتك وطبيعة نشاطك التجاري والمنتجات التي سيتم شحنها.

وينبغي أن تعلم أن للتأمين أهمية كبيرة عند شحن الطرود، وتوضيح ذلك في السطور القادمة.

أهمية التأمين عند شحن الطرود لأصحاب المتاجر الإلكترونية:

تتعدد الأسباب التي تجعل من المهم الاهتمام بتأمين الطرود عند شحنها ومن هذه الأسباب:

• ضمان القيمة المالية للمنتجات:

يتيح التأمين حماية القيمة المالية للسلع التي يتم شحنها، فإذا تعرض الطرد للضياع أو التلف أثناء النقل، فإن شركة التأمين تتحمل المسؤولية المالية وتعوض صاحب الطرد عن القيمة المفقودة أو التالفة.

• تغطية المخاطر:

قد تتعرض الطرود أثناء شحنها للعديد من المخاطر، مثل: الضياع، أو التلف، أو السرقة، وهذا ما يخلق الحاجة الملحة لضرورة وجود تأمين مناسب لتغطية هذه الأخطار ومن ثم إمكانية تعويض الخسائر المحتملة.

• الالتزام بمتطلبات العملاء:

يعتبر التأمين من العوامل المهمة لتحفيز العملاء على التعامل مع المتاجر الإلكترونية، فعندما يتم توفير خيار التأمين، يشعر العملاء بالثقة في أن سلعهم ستكون محمية وأنه في حالة حدوث أي خسارة يمكنهم الحصول على تعويض عادل.

فالتأمين يلعب دورًا حاسمًا في حماية السلع والقيمة المالية أثناء عملية شحن الطرود، لذلك، عليك كصاحب متجر إلكتروني وتشحن الطرود بانتظام بالنظر في شراء تأمين مناسب لحماية أصولك وتوفير الثقة لعملائك.

ولتجنب تأخير الشحن لطرودك بما يؤثر بالسلب على متجرك الإلكتروني وفقدان رضا العملاء، جمعنا لك فيما يلي بعضًا من النصائح المهمة.

مجموعة من النصائح الهامة لتجنب تأخير شحن الطرود:

• تأكد من أن المعلومات الموجودة على الطرد دقيقة، فيجب أن تحتوي معلومات الطرد على جميع التفاصيل الصحيحة، مثل اسم المستلم وعنوان التسليم ورقم الهاتف.
• جهز الوثائق اللازمة لعملية التخليص الجمركي مسبقًا لتجنب أي تأخير في الجمارك.
• كن على دراية بالأسباب الشائعة لتأخير الشحن مثل الحالات الطارئة واضطراب سلسلة التوريد وعوامل الطقس وضع خطة كاملة للتعامل مع مختلف السينريوهات وضمان توصيل الطرود بأسرع وقت وأفضل جودة.
• اختر شركات الشحن أو البريد الموثوقة والتي تضمن لك إيصال الطرود للعملاء في المكان والوقت المحددين.
• ابتعد عن طرق النقل التي يمكن أن تتسبب في تأخير شحن وإيصال الطرود للمستهلكين.

ولشحن الطرود العديد من الفوائد لدى الأنشطة التجارية المتنوعة لا سيما الصغيرة والمتوسطة نعرض أبرزها فيما يلي.

فوائد الاعتماد على شحن الطرود للأنشطة التجارية المتنوعة

في البداية، لا بد من الإشارة إلى أنك أنت الوحيد الذي ستتمكن من تحديد احتياجاتك ومن ثم ستحدد الطريقة التي ترغب بها لشحن وإيصال المنتجات الخاصة بك وفقًا لمواردك المالية، وطبيعة المنتجات المراد شحنها من حيث الوزن، والحجم، والكمية، والنوعية، إلخ.

وللاعتماد على آلية شحن الطرود كخدمة لوجستية العديد من المميزات والفوائد ومنها:

• خفض التكاليف:

فعندما تعتمد على شركات شحن الطرود المتخصصة أو البريد، فإنه يمكنك الاستفادة من ميزات الحجم الكبير التي توفرها تلك الشركات، ومن ثم  يمكنك الحصول على أسعار أقل لشحن الطرود مقارنةً بما قد تواجهه عند تنفيذ عمليات الشحن بنفسك بما يسهم في خفض التكاليف وزيادة الربحية.

• توحيد شحنات الطرود:

حيث يسمح نظام شحن الطرود بتوحيد الشحنات والعمل على فرزها وتجميعها في حاوية واحدة ومن ثم شحنها وإيصالها للمستهلك النهائي في أسرع وقت ممكن بدلًا من شحن كل طرد على حدة بما يسهم في تقليل التكلفة المبذولة في عملية الشحن.

• المرونة في عملية التسليم:

يتيح شحن الطرود المرونة الكاملة في عملية تسليم المنتجات لا سيما لأصحاب المتاجر الإلكترونية، حيث يمكنهم بسهولة منح المتسوقين الإمكانية لتتبع الشحنات من خلال غرفة تحكم متطورة تسمح بإرسال إشعارات لكل من المستهلكين وكذلك فريق خدمة العملاء لحل المشكلات باحترافية وبأسلوب يتمتع بالسرعة والسلاسة والمرونة والسهولة بما يتيح مثلًا تغيير مكان التسليم للطرود وما إلى ذلك.

• اكتساب رضا العملاء:

يسهم الاعتماد على شحن الطرود في اكتساب رضا العملاء وتعزيز ولائهم للنشاط التجاري من خلال تقديم تجربة شحن مميزة وفريدة تدفعهم لتكرار عملية الشراء ومن ثم زيادة المبيعات.

وأخيرًا: ما تحديات الشحن التي يواجهها أصحاب الأنشطة التجارية؟

يواجه أصحاب الأنشطة التجارية الناشئة والصغيرة وربما المتوسطة بعض التحديات المتعلقة بشركات الشحن والتي يمكن تلخيصها في عدة نقاط كما يلي:

• الحصول على أسعار مميزة ومخفضة للشحن وخاصةً لأصحاب الأنشطة التجارية الصغيرة والناشئة نظرًا لارتباط أسعار الشحن بعدد الشحنات، فكلما زاد عدد الشحنات، قلت أسعار الشحن بما يُمثل تحديًا كبيرًا للأنشطة التجارية الصغيرة أو المبتدئين والذين لا يتوافر لديهم عدد طلبات كبير على مدار اليوم.
• صعوبة الاختيار بين شركات الشحن المتاحة والمفاضلة فيما بينها للتعاقد مع الأفضل وذلك نظرًا لوجود العديد من شركات الشحن بما يُمثل ارتباكًا وتحديًا كبيرًا لأصحاب الأنشطة التجارية بشأن عملية الاختيار والتعاقد مع الأفضل وتجنب الشركات التي تقدم جودة متواضعة وسيئة وخدمات دون المستوى.
• بعض المشكلات التي قد تطرأ جراء التعاقد مع أيٍ من شركات الشحن والناجمة عن عدم وضع البنود الكافية لضمان حقوق كلا الطرفين بما يفرض عليك الالتزام الكامل بالتعامل مع شركة شحن بعينها نتيجة لهذا التعاقد، إلى جانب عدم وجود المرونة الكافية لتجريب بدائل أخرى.

وللتغلب على تحديات الشحن المختلفة، لا بد من البحث عن الحلول المبتكرة كبوابات الشحن مثل أوتو بوابة الشحن الرائدة في العالم العربي، واستخدام oto للشحن والتمتع بالمرونة الكاملة للتحكم بنشاطك التجاري وكافة عملياتك التشغيلية عبر لوحة تحكم بسيطة وسلسة.

يمكنك الآن إنشاء حساب مجاني في أوتو والتمتع بشحن منتجاتك عبر أكثر من ۲۰۰ شركة شحن محلية ودولية والتبديل فيما بينهم حسب احتياجاتك ومتطلباتك ومن ثم اكتساب رضا العملاء وتعزيز ولائهم للعلامة التجارية.

كلمة أخيرة

شحن الطرود يعد جزءًا حيويًا من عمليات التجارة الحديثة. ومع تطور التكنولوجيا وتقدم الخدمات اللوجستية، فإن هناك العديد من الاتجاهات التكنولوجية الناشئة والتي تهدف لتسريع عمليات التوصيل لا سيما “توصيل طرود” وتحسين العمليات داخل سلاسل الإمداد والتوريد.

لذلك، لا بد من اختيار شركات شحن الطرود المتخصصة والموثوقة والتي تعمل وفق أحدث الابتكارات والتقنيات الجديدة لضمان تلبية احتياجاتك وتقديم تجربة شحن فريدة للعملاء.