قائمة بأبرز مشاكل شركات الشحن وحلولها وكيفية مراقبة أدائها

على الرغم من التطور التكنولوجي الكبير الذي يشهده قطاع الشحن والخدمات اللوجستية، إلا أن  هناك العديد من المشاكل والتحديات التي لا بد لشركات الشحن من مواجهتها ومحاولة حلها لتقديم الخدمات اللوجستية بأفضل صورة للأنشطة التجارية بما يسهم في تحقيق الأهداف لكلٍ من التاجر والمستهلك، ومنح المرونة اللازمة لتوسع النشاط التجاري واستهداف أسواق متنوعة.

لنستعرض معًا أبرز مشاكل شركات الشحن وبعض المقترحات لحلها، والطريقة المثلى لمراقبة أداء شركة الشحن التي تتعامل معها.

ولنبدأ بعرض أبرز المشكلات…

۸ من أبرز مشاكل شركات الشحن وطرق مقترحة لحلها

المشكلة الأولى: تكلفة الشحن العالية

من مشاكل شركات الشحن الشائعة والتي تسبب أرقًا وتحديًا كبيرًا للعديد من الأنشطة التجارية لا سيما الصغيرة، مشكلة ارتفاع تكاليف الشحن والناتجة عن ارتفاع التكاليف التشغيلية الممثلة في الوقود للناقلات، واستهلاك الشحنات لمساحات كبيرة من الناقلات، إلخ.

ولعل الحلول لهذه المشكلة تكمن في:

• تقليل التكاليف التشغيلية الخاصة بوقود الناقلات من خلال استبدال البنزين بالغاز الطبيعي الذي يعد أقل من حيث التكلفة.
• تقليل المساحة المستهلكة على ظهور الشاحنات والمتسببة في ارتفاع تكلفة الشحن عن طريق حزم المنتجات في صناديق مخصصة (طرود) يمكنها استيعاب كميات كبيرة من العناصر وتوفير أقصى مساحة ممكنة، وهذا يعتمد على معرفتك للوزن الفعلي وكذلك الوزن الحجمي لشحنتك.
• الاعتماد على شركات الشحن التي تقدم أسعار منخفضة مقارنة بغيرها.
• الاعتماد على أكثر من شركة شحن، فهذا الأمر سيسمح لك بمقارنة الأسعار واختيار الخيار الأكثر فاعليةً من حيث التكلفة لأنواع الشحن المختلفة والوجهات المختلفة.

⭐ وهنا نؤكد على ضرورة استخدامك لبوابة الشحن أوتو والتي تسمح لك بالشحن مع أكثر من ۱٥ شركة شحن بأسعار مخفضة تصل إلى ٩٠٪ وبدون الحاجة إلى إبرام عقود خاصة مع شركات الشحن. هذا فضلًا عن المميزات المبتكرة التي تمكنك من إدارة وشحن وتتبع وتحليل واسترجاع طلباتك عبر لوحة تحكم سلسة وبسيطة.

إذًا فإن إنشاء حساب مجاني في أوتو سيتيح لك الفرصة لتحقيق المعادلة بين أقل تكلفة شحن مع أعلى جودة.

ولنأخذ مثالًا من بوابة الشحن أوتو، ولنفترض مثلًا أنك تريد شحن منتج ما عبر شركات شحن من الرياض إلى جدة:

في هذه الحالة يمكنك بسهولة الدخول إلى حاسبة الأسعار من لوحة تحكم حسابك في أوتو وإدخال تفاصيل الطلب –كما هو موضع في لقطة الشاشة أدناه– والضغط على زر “إظهار خيارات الشحن”.

سيظهر لك ما لا يقل عن ۱٥ خيار شحن مختلف بأسعار متفاوتة تناسب مختلف الميزانيات 👇

المشكلة الثانية: تلف الشحنات أثناء عملية المناولة

ستتحرك الشحنات بالطبع عبر نقاط متعددة حتى إيصالها للمستهلك النهائي بما يتطلب التعامل معها باحترافية لعدم تلفها. وللتغلب على مشكلة الإضرار بالشحنة أو المنتج أثناء عملية المناولة لا بد من:

• استخدام صناديق شحن مناسبة لحجم المنتجات وطبيعتها، وحشوها بمواد مناسبة تمنع اصطدامها أثناء عملية الشحن والمناولة.
• اختيار مواد تغليف ذات جودة عالية بحيث تحمي المنتجات من الحرارة والرطوبة والكسر أثناء عملية النقل.
• وضع الملصقات التي تبين نوعية المنتج وكيفية التعامل معه من قِبَل شركات الشحن، ويتمثل هذا في بوليصات شحن المنتجات التي يتم إرفاقها مع الشحنة.

المشكلة الثالثة: عدم الالتزام بوقت التسليم المتفق عليه

يُعد هذا الأمر أحد المشكلات الشائعة لدى شركات الشحن والأنشطة التجارية، وقد يحدث تأخير الشحنات نتيجة للمعالجة الخاطئة للطلبات، أو الازدحام المروري، أو سوء إدارة الطلبات وعدم التنظيم، وغيرها.

ويكمن الحل لهذه المشكلة في:

• الاعتماد على نظام مبتكر لمعالجة الطلبات كنظام أوتو الذي يسهل إدارة عملية تنفيذ الطلبات لتفادي الأخطاء البشرية المتسببة في تأخير وقت التسليم.
• الابتعاد عن الطرق المزدحمة واتباع أقصر الطرق المؤدية للعميل النهائي.
• صيانة الناقلات أو الشاحنات تجنبًا للأعطال التي يمكن أن تحدث أثناء الشحن.

المشكلة الرابعة: اضطرابات طريق الشحن

يمكن أن تؤثر العديد من القوى الخارجة عن الإرادة والسيطرة على طرق الشحن التي تم اختيارها لسير الشحنات فيها، فالكوارث الطبيعية، والاضطرابات السياسية، والأوبئة، كلها عوامل تؤثر بالسلب على طريق الشحن ومن ثم على الشحنات المرسلة.

وبينما لا يمكن منع هذه الأحداث أو التحكم بها، إلا أنه يمكن تجنبها والتغلب على هذه المشكلة من خلال:

• متابعة حالة الطقس ورصد التغيرات المتوقعة بناءً على نماذج التحليل التنبؤية Forecasting Methods.
• معرفة طرق الشحن البديلة التي يمكن أن تتحرك الشحنات خلالها في الظروف الطارئة.
• التحقق بشكل مستمر من حالة الطرق ومدى استقرارها لأخذ القرار المناسب في الوقت المثالي.

المشكلة الخامسة: فقد أو ضياع الشحنة

افتقاد الشحنة أو ضياعها أثناء عملية التوصيل delivery من أشهر المشاكل الشائعة لدى شركات الشحن والتي تتسبب في تأخر الشحنات أو ربما عدم وصولها للمستهلك النهائي في الموعد المحدد وذلك بسبب ضعف الأنظمة التي تمكنهم من مراقبة ورصد الشحنات بشكل دقيق وحل المشكلات في الوقت الفعلي.

لذا، فإن حل هذه الإشكالية يكمن في الاعتماد على نظام تتبع للشحنات قوي ومرن يسمح للمستهلكين وشركات الشحن بمراقبة الشحنات ورصد تحركاتها في كل مرحلة من مراحل الشحن بما يمنح المستهلكين شعورًا بالموثوقية والأمان ويفيد شركات الشحن في تتبع الشحنات وعدم ضياعها والتعامل مع أي مشكلة يمكن أن تطرأ بأسرع وقت ممكن.

المشكلة السادسة: صعوبة الشحن الدولي للمنتجات

يعد الشحن الدولي من أكبر التحديات التي تواجه شركات الشحن غير المتمرسة وتمثل إشكالية للأنشطة التجارية التي تستهدف أسواقًا متنوعة حول العالم، وذلك بسبب كثرة الإجراءات المتعلقة بالتخليص الجمركي للشحنات، والاتزام بالقوانين واللوائح التي تقيد أو تحظر عنصرًا أو مجموعة عناصر من الشحن.

هذا بالإضافة إلى الرسوم الإضافية التي يتم فرضها على الشحنات المعطلة بداخل الجمارك إلى غير ذلك من المشكلات الأخرى والتي تتطلب التعاقد مع شريك لوجستي متمرس يتمتع بالخبرة العالية لشحن المنتجات على الصعيد الدولي ولديه القدرة لتحريك البضائع استراتيجيًا من نقطة إلى أخرى بما يضمن وصولها وتسليمها في الوقت المناسب.

المشكلة السابعة: خدمة العملاء غير الاحترافية

تدرك الأنشطة التجارية على اختلافها أهمية تقديم خدمة عملاء ذات جودة عالية وهو ما يُمثل تحديًا كبيرًا لمعالجة مشاكل شركات الشحن التي تكون في كثير من الأحيان خارجة عن السيطرة. وقد يكون التغلب على هذه الإشكالية متمثل في:

• التواصل مع العملاء بشكل مستمر لإطلاعهم على التغيرات والإجراءات التي تم اتخاذها لحل مشكلات الشحن التي واجهتهم.
• تحمل المسؤولية أمام العملاء حتى وإن كان الأمر خارج عن السيطرة بما يزيد من المصداقية.
• توفير نهج أكثر احترافية يركز على العملاء بحيث يكونون جزءًا مساهمًا في اقتراح حلول للمشكلة.
• اختيار الوسيلة واللغة المناسبين للتواصل مع العملاء خاصةً في شرح المشكلة وعرض الحلول لها.

المشكلة الثامنة: سوء تعامل المناديب مع العملاء

هذه أيضًا من المشكلات الشائعة لدى مختلف الأنشطة التجارية والتي تتمثل في المعاملة السيئة لمناديب الشحن تجاه العملاء، ولتجنب هذه المشكلة لا بد من اختبار شركة الشحن المتعاقد معها للتأكد من مهاراة مناديب الشحن لديهم في التعامل مع العملاء.

فعليك أن تعلم أن سوء تعامل المناديب مع عملائك سيتسبب في فقدانهم وعدم الشراء من متجرك مرةً أخرى بسبب ذلك الفعل بما ينعكس على أرباحك وسمعتك، لذلك اختر شريكًا لوجستيًا متمرسًا يعبر عنك ويسهم في ترك انطباع جيد في أذهان العملاء.

وهنا ننصحك بالبحث المتعمق باسم شركة الشحن المُختارة على شبكة الانترنت ومنصات التواصل الاجتماعي المختلفة وقراءة مراجعات العملاء عنها وآراءهم الناتجة عن تجاربهم المسبقة مع هذه الشركة.

وبافتراض تعرضك لأحد هذه المشاكل أو غيرها –لا قدّر الله– وكنت تتساءل عن كيفية رفع شكوى على شركات الشحن، فستجد جواب هذا التساؤل في الفقرة التالية.

كيف ترفع شكوى على شركة شحن في السعودية؟

نظرًا لمشاكل شركات الشحن المتعددة، فإن هناك العديد من العملاء يبحثون عن  الطريقة المثلى لرفع شكوى على شركة الشحن جراء التعرض إلى إحدى مشكلات الشحن المتنوعة. لذلك سنستعرض في نقاط سريعة كيفية تقديم شكوى ضد شركات الشحن لضمان أو استرداد الحقوق.

ومن الأفضل محاولة التواصل مباشرة مع شركة الشحن قبل تقديم الشكوى رسميًا –عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو حساباتهم على منصات التواصل الاجتماعي– لتبليغهم بالمشكلة ومطالبتهم بحلها قبل تصعيد الشكوى للهيئة المسؤولة عن حماية المستهلك.

فإذا لم تتم الاستجابة وحل المشكلة، يمكنك اتباع هذه الخطوات لرفع الشكوى وتصعيدها:

• اجمع المعلومات ذات الصلة بالشكوى، مثل رقم التتبع، تاريخ الشحن، وصورة من الفاتورة وأي تفاصيل أخرى قد تكون مفيدة للشكوى.
• تأكد من الحفاظ على جميع الدلائل الكتابية والتواصل مع الشركة والهيئة المنظمة، فهذه الوثائق يمكن أن تكون مفيدة في مراحل متقدمة من معالجة الشكوى.
• إذا لم تحصل على رد مرضٍ من الشركة أو لم تتمكن من حل المشكلة، يمكنك تقديم شكوى رسمية إلى الهيئة التي تنظم قطاع الشحن والنقل في السعودية والمتمثلة في وزارة النقل والخدمات اللوجستية، وقد تختلف الجهة المختصة حسب نوع المشكلة (شحن بحري، شحن جوي، شحن بري، إلخ).
• يمكنك أيضًا استشارة جمعية حماية المستهلك في السعودية للحصول على المشورة والدعم في إجراءات رفع الشكوى، أو رفع الشكوى لهذه الجهة نفسها.

ولضمان حقوقك بطريقة مثالية، نؤكد مرة اخرى على أهمية وجود وثيقة فعلية أو ضمنية بينك وبين مزود الخدمة تضمن حقوق كلا الطرفين وتساعد على سير عملية الشحن بسلاسة وسهولة وهو ما يتحقق عبر اتفاقية مستوى الخدمة (SLA).

وإذا كنت ترغب في مراقبة أداء شركة الشحن المتعاقد معها باستخدام اتفاقية مستوى الخدمة SLA، فإليك أبرز المقاييس ومؤشرات الأداء لمراقبة أداء شركات الشحن.

مقاييس مهمة ينبغي مراعاتها لمراقبة أو قياس أداء شركات الشحن

• تكلفة نقل البضائع كنسبة مئوية من الإيرادات

يعمل هذا المقياس على قياس التكاليف التي تم إنفاقها في عمليات الشحن والنقل للبضائع لمعرفة نسبة المصروفات فيما يتعلق بإجمالي الإيرادات التي حققتها الشركة خلال نفس الفترة.

• التسليم في الوقت المحدد

يعد التسليم في الوقت المحدد On Time Delivery (OTD) من المقاييس الهامة التي تعمل على قياس القدرة على تلبية طلبات العملاء وشحن وإيصال المنتجات إليهم في أسرع وقت ممكن من قِبَل شركة الشحن المتعاقد معها.

ويمكنك تحقيق ذلك من خلال إجراء عملية القسمة لإجمالي عدد الطلبات التي تم تسليمها على عدد عمليات التسليم التي وصلت بعد تاريخ ووقت التسليم المحددين لمعرفة الأوقات المستغرقة في تسليم الشحنات وهل تحقق الأهداف والتوقعات المتفق عليها أم لا.

• فقدان البضائع وتلفها

يقيس هذا المؤشر نسبة المنتجات والبضائع التي تم إيصالها تالفة للعملاء أو تم فقدانها وضياعها بسبب خطأ بشري يتعلق بمعالجة الطلب وتوجيهه بشكل خاطئ.

• وقت التمرير أو العبور المستغرق

وهو مؤشر أداء رئيسي يعمل على قياس الوقت الإجمالي لعبور وتمرير الشحنات من نقطة إلى أخرى بدءًا من استلام الشحنة وحتى تسليمها في المكان والوقت المحددين.

فمن خلال هذا المقياس يمكنك مقارنة وقت العبور المقدر للشحنات وتحليل أداء شركة الشحن المتعاقد معها والتنبؤ بالمشكلات التي يمكن أن تطرأ والتي تتسبب في تأخير تسليم الشحنة في الوقت المحدد للمستهلك النهائي.

• دقة الانتقاء للطلبات Picking-up

وهو من مؤشرات الأداء الرئيسية الهامة والتي يمكنك الاعتماد عليها لقياس أداء شركات الشحن، حيث يساعد هذا المقياس على معرفة عدد الطلبات المنتقاة من المستودعات أو المخازن بدقة دون أخطاء تؤثر على عملية الشحن.

• تكاليف التعبئة والتغليف:

يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا تكلفة انتقاء/التقاط العناصر Picking-up وتعبئتها وتغليفها للتسليم بما يشمل تكاليف العمالة، والخامات المستخدمة في التغليف، إلخ.

• دقة فاتورة الشحن

وهو مؤشر أداء مهم للغاية يعمل على قياس دقة فواتير الشحن من خلال معرفة نسبة الأخطاء بالفواتير بالمقارنة مع إجمالي فواتير الشحن التي يتم استخراجها من الشركة المتعاقد معها.

فعليك أن تعلم أنه إذا كانت نسب الأخطاء في الفواتير المستخرجة كبيرة ومتكررة، فإنه سيؤثر بشكل ملحوظ على الميزانية ومن ثم الأرباح، لذلك من الضروري تتبع أداء شركة الشحن من حيث دقة الفواتير إلى جانب مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى.

كانت هذه بعض المؤشرات الهامة التي تمكنك من مراقبة أداء شركات الشحن حسب اتفاقية مستوى الخدمة لمعرفة مدى النجاح أو الفشل الذي سيحققه النشاط التجاري جراء التعاقد مع شريك لوجستي لتقديم الخدمات اللوجستية بما يؤثر بدوره في الإيرادات.

ونود الإشارة هنا إلى أن نظام أوتو للشحن يوفر نظام تحليل أداء شركات الشحن ويوفر العديد من المعلومات التي يمكنك من خلالها قياس أداء شركات الشحن التي تتعامل معها.

وأخيرًا، ضع هذه الاعتبارات ببالك لاختيار شركة الشحن المناسبة لنشاطك التجاري

لاختيار شركة الشحن المناسبة لقيادة عمليات الشحن الخاصة بنشاطك التجاري بما يسهم في تنميته وإنجاحه وتجنب كافة المشكلات الشائعة للشحن بما يسهم في منحك قيمة تنافسية، ينبغي لك مراعاة عدة اعتبارات منها:

• الخبرة: فلا بد من اختيار شركة شحن تتمتع بالخبرة العالية لقيادة النشاط التجاري استراتيجيًا لتقديم تجربة شحن فريدة ومميزة للعملاء.
• تكلفة الشحن: ينبغي اختيار شركة شحن مناسبة تقدم لك أسعارًا تنافسية لشحن المنتجات لعملائك بتكلفة منخفضة تضمن تعزيز الولاء للنشاط التجاري وتسهم في تقليل التخلي عن عربات الشراء.
• وقت التسليم: أفضل شركة شحن هي التي تقدم لك تجربة فريدة ومميزة وتضمن تسليم وإيصال الشحنات في الوقت المحدد دون أي تأخير بما يعزز من ثقة العملاء في العلامة التجارية ويدفعهم لتكرار العملية مرات متعددة.
• دعم الخدمات اللوجستية المتنوعة التي تحتاج إليها بطرق مبتكرة وتوفير الحلول الفعالة لإدارة المخزون والتعبئة والتغليف والتخليص لجمركي  وما إلى ذلك.
• تنوع طرق الشحن وتقديم طرق ووسائل متنوعة لنقل البضائع وشحنها بريًا، أو بحريًا، أو جويًا، بما يمنحك المرونة الكاملة لاستهداف أسواق متنوعة وزيادة الأرباح.

وكثيرة هي الاعتبارات التي لا بد من الأخذ بها والتي تسهم في اختيار أفضل شركة شحن في السعودية أو خارجها لقيادة النشاط التجاري بما يقلل من مشكلات الشحن الشائعة ويسهم في إدارة العلامة التجارية بشكل احترافي نحو تحقيق مبدأ الاستدامة والنمو.

خلاصة القول،

هناك العديد من المشكلات التي لا تزال موجودة وتمثل تحديًا كبيرًا لكل من شركات الشحن والتجار، غير أن الاعتماد على شريك لوجستي متمرس وله باع طويل في مجال الخدمات اللوجستية يلعب دورًا حاسمًا في تقليل التعرض لمشاكل الشحن الشائعة والتي تؤثر بدورها سلبًا على الأنشطة التجارية بما يفقدها العملاء ومن ثم الخسارة الحتمية للأموال.

فلكي تحقق التقدم والنمو للعلامة التجارية، لا بد من الاعتماد على شريك لوجستي يوفر لك كافة الحلول المبتكرة لقيادة النشاط التجاري استراتيجيًا نحو تحقيق مبدأ الاستدامة وتقديم تجربة شحن فريدة ومميزة للعملاء تعزز من ولائهم وتدفعهم لتكرار العملية مرات متعددة.