كيف يعزز تتبع الطلبات نجاح الأنشطة التجارية؟

أصبح تتبع الطلبات ميزة ضرورية ولا غنى عنها بالنسبة للعملاء والأنشطة التجارية، فمن ناحية تسهم في منح المستهلكين الشعور بالراحة والطمأنينة والثقة في العلامة التجارية، إذ يمكنهم ببساطة تتبع الشحنات الخاصة بهم ومعرفة حالتها ومواعيد التسليم المتوقعة بالوقت الفعلي.

ومن ناحية أخرى، تساعد الأنشطة التجارية في تحسين كفاءة العمليات وإدارة سلاسل التوريد بصورة أفضل بما يسهم في اكتساب رضا العملاء وتعزيز ولائهم للنشاط التجاري.

ويعتبر تتبع الطلبات أكثر من مجرد ميزة تسمح بتتبع الموقع الجغرافي للطرود والشحنات، وإنما هي عملية متكاملة تشمل تحديثات الحالة والمراحل المختلفة للطلب، بدءًا من مرحلة الاستلام والتجهيز وحتى التسليم النهائي للمستهلكين.

لنلقي الضوء على ميزة تتبع الطلبات وإسهامها في تعزيز نجاح الأنشطة التجارية المختلفة ونستعرض بعضًا من النصائح لتحقيق الاستفادة الكاملة منها لصالح متجرك الإلكتروني.

بدايةً، ما هو تتبع الطلبات؟

يشير مصطلح تتبع الطلبات أو ما يُعرف أيضًا بتتبع الشحنات أو تتبع الطرود إلى عملية مراقبة حركة الشحنات والطرود بدءًا من تجهيزها واستلامها من مكان الشحن وحتى وصولها إلى وجهتها وتسليمها للعميل النهائي عبر توفير معلومات لحظية بشأن موقع الشحنة ومراحل التجهيز والإعداد للشحن والوقت المتوقع للتسليم.

ويعتبر تتبع الطلبات أداة مهمة ومحورية لكلٍ من شركات الشحن والأنشطة التجارية، إذ تمنح الإمكانية للعملاء لمتابعة شحناتهم والحصول على تحديثات لحظية بشأن حالة الشحنة بما يسهم في تحسين تجربة العملاء وتقديم خدمة أفضل.

وعادةً ما يتم تتبع الطلبات باستخدام أرقام تتبع فريدة لكل شحنة تُرسَل للعملاء بهدف استخدامها في مراقبة مسار الشحنة وتلقي التحديثات الفورية.

ماذا عن رقم التتبع Tracking Number وأبرز تنسيقاته؟

ببساطة هو عبارة عن كود يتكون من مجموعة من الأرقام والحروف والتي يتراوح طولها عادةً ما بين 8 إلى 40 عنصرًا يتم تنسيقها ووضعها بطريقة معينة بحيث تعبر عن كافة المعلومات الخاصة بالشحنات. وتكمن أهمية أرقام التتبع في أنها الوسيلة المبتكرة والمتطورة لمتابعة مسار الشحنات بدءًا من استلامها من قِبَل شركة الشحن وحتى تسليمها إلى المستهلك النهائي.

ومن الجدير بالذكر أن هناك العديد من تنسيقات أو أنواع أرقام التتبع وذلك بحسب شركة الشحن التي يتم الاعتماد عليها، وبوجه عام، تتلخص أشهر أنواع وتنسيقات أرقام التتبع في هذين النوعين:

• أرقام فقط: وفي ذلك النوع يتكون رقم التتبع الخاص بالشحنات من مجموعة من الأرقام عادةً يتراوح طولها ما بين 12 إلى 15 رقمًا تمامًا كما هو الحال بالنسبة لشركة الشحن العالمية المشهورة FedEX، وقد يصل طول هذا النوع من أرقام التتبع إلى 20 أو 22 رقمًا، ولكن هذا الأمر قليل جدًا وغير شائع.
• مزيج بين الأرقام والحروف: وهذا النوع من أرقام التتبع شائع الاستخدام لدى مختلف شركات الشحن، ويتكون رقم التتبع الخاص بالشحنات من مجموعة من الأرقام والحروف التي قد يصل طولها إلى حوالي 18 عنصرًا، وأشهر شركات الشحن العالمية التي تعتمد على هذا النوع من تنسيقات أرقام التتبع شركة UPS والتي عادةً ما يبدأ رقم تتبع الشحنات الخاص بها بـ(1Z).

جدير بالذكر أن هناك اختلافات وفوارق بين رقم التتبع ورقم الطلب:

• فرقم التتبع Tracking Number يمنح الإمكانية للمستهلكين لتتبع مسار الشحنات الخاصة بهم، بينما يكمن دور رقم الطلب Order Number في تحديد عملية الشراء التي تمت وإمداد التاجر بكافة التفاصيل عن العملية.
• لا يمكن تتبع مسار الشحنات عبر الحصول على رقم الطلب، وإنما لا بد من توافر رقم التتبع الخاص بالشحنات للتمكن من تتبع الطلبات حتى تسليمها.
• يستفيد التاجر من رقم الطلب بصورة أكبر بالمقارنة مع المستهلك، بينما تتحقق الاستفادة الكاملة للمستهلكين من رقم التتبع.
• رقم الطلب عادةً ما يكون مرتبطًا بالشركة أو المتجر الذي أتممت خلالهما طلب الشراء، بخلاف رقم التتبع الذي يكون مرتبطًا بشركات الشحن.

ونشير إلى أن عملية تتبع الطلبات تنطوي على العديد من المراحل والخطوات وبيان ذلك في تلك الفقرة.

آلية عمل تتبع الطلبات في التجارة الإلكترونية:

تمر عملية تتبع الطلبات في التجارة الإلكترونية بعدة مراحل وخطوات لتتبع حركة الطلبات من المتجر الإلكتروني إلى العميل النهائي، وتشمل:

• توليد رقم التتبع: فعندما يُجري العميل طلبًا عبر المتجر الإلكتروني، يتم توليد رقم تتبع فريد لهذا الطلب بهدف استخدامه لتعقب الطلب وتحديث حالته، وعادةً ما يتم تضمين رقم التتبع هذا في إشعار التأكيد الذي يتم إرساله إلى العميل بعد تقديم الطلب.
• معالجة الطلب وتجهيزه: وهي مرحلة أو خطوة يتم فيها معالجة كافة التفاصيل المتعلقة بالطلب والعمل على تجهيزه للشحن بما يتضمن تجميع العناصر وفحصها وتعبئتها وتغليفها ووضع بوليصات شحن المنتجات لتسليمها لشركات الشحن.
• تسليم الشحنة: فبعد تجهيز الطلب، يتم تسليمها إلى شركة الشحن المعتمدة، ويتم تسجيل تفاصيل الشحنة مثل الوزن والحجم والمصدر والوجهة، ويتم إضافة رقم التتبع إلى الشحنة لتسهيل عملية المراقبة والتتبع.
• تحديثات الحالة: فخلال عملية الشحن، يتم تحديث حالة الطلب بصورة دورية بنظام تتبع الطلبات عبر الاعتماد على تقنيات مثل تحديد المواقع العالمي (GPS) والتوقيتات المقدرة لتسجيل حركة الشحنة وتحديث حالتها. وتشمل حالات الشحنة معلومات مثل (تم تجهيز الشحنة”، تم تسليم الشحنة لشركة النقل”، الشحنة في الطريق”، الشحنة تحت التسليم النهائي”، تم تسليم الشحنة بنجاح). ويتم إرسال إشعارات فورية للعميل بشأن حالة الطلب عبر استخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.

ولتتبع الطلبات العديد من الفوائد نستعرض أبرزها فيما يلي.

أبرز فوائد تتبع الطلبات للأنشطة التجارية:

تتلخص أهم الفوائد لتتبع الطلبات بالنسبة للأنشطة التجارية في:

• مساعدة العملاء على مراقبة تحركات شحناتهم ومعرفة حالتها في الوقت الفعلي بما يسهم في تعزيز الموثوقية ومنحهم الشعور بالطمأنينة والراحة والتخطيط المسبق لاستقبال الطلبات كونهم على علم بموعد التسليم المتوقع بما يسهم في تقليل المرتجعات واكتساب رضا العملاء.
• تحسين خدمة العملاء وتخفيف الضغط عن الموظفين الناتج عن كثرة الاستفسارات والأسئلة الخاصة بحالة الطلبات ومواعيد التسليم واستغلال هذا الوقت في إنجاز مهام أخرى.
• إدارة سلسلة التوريد باحترافية عبر متابعة حركة المنتجات والمواد خلال مراحل الإنتاج والتوزيع بما يسمح بتحسين التخطيط والجدولة وتحقيق كفاءة أعلى في إدارة سلاسل التوريد.
• تعزيز فاعلية العمليات اللوجستية إذ يمنح تتبع الطلبات الأنشطة التجارية الإمكانية لتحديد أماكن العقبات والتأخيرات واتخاذ إجراءات فورية للتعامل معها بما يؤدي إلى تحسين التنسيق وتقليل عمليات التسليم المتأخرة.
• زيادة الشفافية بينك وبين العملاء حيث يسمح تتبع الشحنات بإزالة الغموض عن مسار الطلبات وموعد تسليمها وما إلى ذلك بما يسهم في بناء جسر من الثقة والشفافية في العلامة التجارية.
• تحديد موقع الشحنات المفقودة أو الشحنات التي تم إرسالها إلى وجهة خاطئة ومن ثم إمكانية الوصول إليها ومعالجة الأخطاء وتعديل مسارها بما يسهم في إيصالها للمستهلك النهائي بصورة صحيحة.

استعن بهذه النصائح للاستفادة من تتبع الطلبات لصالح متجرك:

• اجعل عملية تتبع الطلبات سهلة وواضحة عبر استخدام لغة بسيطة وسهلة الفهم في جميع مراحل تتبع الطلبات.
• حاول توفير تحديثات في الوقت الفعلي للعملاء بشأن حالة طلباتهم بما يتضمن معلومات عن تلقي الطلب، وتجهيزه، وشحنه، وتوقعات بوقت التسليم.
• احرص على توفير معلومات دقيقة ومحدثة للعملاء حول حالة طلباتهم.
• قَدِّم خيارات متنوعة للعملاء لتتبع الشحنات مثل إرسال الرسائل النصية على الجوال، أو عبر البريد الإلكتروني، أو عبر تطبيقات المراسلة الفورية.
• قَدِّم معلومات واضحة وشاملة حول سياسة التتبع بمتجرك واشرح كيفية عمل نظام التتبع، والمعلومات التي يمكن للعملاء تتبعها، والطرق المتاحة للحصول على تحديثات عن حالة الشحنة للمساعدة في تفادي أي لبس أو ارتباك لدى العملاء.
• ضع رابطًا واضحًا للعملاء يسهل الوصول إليه لتتبع شحناتهم بسلاسة، فعلى سبيل المثال، تمنحك أوتو كمنصة لوجستية متكاملة رابطًا لأداة تتبع الشحنات التي تمكن عملائك من تتبع شحناتهم بسهولة دون عناء.
• اجعل عملية تتبع الطلبات سهلة وبديهية للعملاء واستخدم واجهة مستخدم بسيطة وواضحة، واجعل المعلومات مرتبة ومفهومة.
• اعتمد على أنظمة تتبع الطلبات المتطورة والمبتكرة التي تسمح لك بتوفير تجربة تتبع مميزة تسهم في منح العملاء الشعور بالثقة والطمأنينة بما يؤدي إلى اكتساب رضاهم وتعزيز القيمة التنافسية.

جدير بالذكر أنه يمكنك تحقيق كل هذا عبر إنشائك لحساب مجاني على أوتو بوابة الشحن الرائدة بالعالم العربي والتمتع بميزات فريدة تتيح لعملائك تتبع شحناتهم بسهولة وفاعلية عبر نظام إشعارات العملاء الذي يسمح بتوفير إشعارات لحظية بحالة الطلبات عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو الوتساب لإبقائهم على اطلاع دائم بحالة شحناتهم ومعرفة أوقات التسليم ومن ثم تحسين تجربة التسوق والشحن وزيادة الثقة بالعلامة التجارية.

بالختام:

لا شك أن تتبع الطلبات يعد من الأدوات المحورية التي تلعب دورًا فعالًا في تعزيز نجاح مختلف الأنشطة التجارية، إذ يسهم بصورة مباشرة في تحسين تجربة العملاء وتعزيز رضاهم، مما ينعكس إيجابًا على نمو الأعمال التجارية وازدهارها واستدامتها بالسوق. لذا فإن الاستثمار في نظام تتبع طلبات فعال ومبتكر يعد قرارًا ذكيًا واستراتيجيًا يعود بالنفع على النشاط التجاري والعملاء على حدٍ سواء بما يؤدي إلى تعزيز الثقة بالعلامة التجارية وزيادة المبيعات وتحسين رضا العملاء على المدى الطويل.