أهم مؤشرات الأداء اللوجستية التي يجب مراقبتها لإدارة عملياتك بكفاءة

كما تعلم، فإن اتخاذ القرارات في شتى جوانب العمل بناءً على بيانات حقيقية وموضوعية أمر مهم للغاية لنجاح أي شركة، ومن هنا تبرز أهمية الاعتماد على مؤشرات الأداء الرئيسية لا سيما المؤشرات اللوجستية، والتي تعد مقاييس كمية توضح مدى جودة أداء إنجاز المهام في رحلة سلسلة التوريد الخاصة بالعلامات التجارية بدءًا من شراء الموارد إلى التسليم النهائي للمستهلكين.

فمن خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية اللوجستية الخاصة بك، يمكنك تحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين، وتحديد الفرص لخفض التكاليف وتحسين رضا العملاء وتعزيز القيمة التنافسية لشركتك.

لننتقل بالحديث عن أهم مؤشرات الأداء اللوجستية التي يجب أن تكون على دراية بها في ۲۰۲٤

ما هي أبرز مؤشرات الأداء اللوجستية الواجب مراقبتها لإدارة عملياتك اللوجستية بكفاءة؟

تحتاج الإجابة عن هذا السؤال مقالات متعددة لرصد مؤشرات الأداء الرئيسية للخدمات اللوجستية بمختلف أنواعها والحديث عن فوائدها ومختلف تفاصيلها، ونظرًا لهذا التعدد وعدم اتساع المقام للحديث باستفاضة، فقد رأينا الحديث عن ثلاثة أنواع رئيسية:

أولًا: مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالشحن

وهي مجموعة من المؤشرات التي تستخدم لقياس وتقييم أداء عمليات الشحن والتسليم في سلسلة التوريد اللوجستية، وتهدف هذه المؤشرات إلى تحديد كفاءة وفعالية العمليات المتعلقة بالشحن وتوفير رؤية شاملة حول أداء الشركة والتحسينات المحتملة.

وفيما يلي بعض المؤشرات الرئيسية المتعلقة بالشحن:

۱. عدد الشحنات (Number of Shipments)

يعكس هذا المؤشر عدد الشحنات التي تمت معالجتها وتسليمها خلال فترة زمنية محددة، ويستخدم لقياس حجم الطلبات المراد إدارتها والعمليات اللوجستية المتعلقة بها، وترجع أهميته للعديد من الأسباب ومنها:

• تحديد حجم الموارد اللازمة لتلبية الطلب وتنفيذ العمليات بكفاءة، فبمعرفة عدد الشحنات المتوقعة، يمكن للشركة التخطيط الجيد لتوجيه الموارد اللازمة لتلبية الطلب بصورة فعالة.
• تقييم أداء الشركة من خلال مقارنة عدد الشحنات عبر فترات زمنية مختلفة لتحديد نمط النمو وتقييم كفاءة العمليات. فإذا كانت الطلبات تزداد باستمرار، فهذا يشير إلى نجاح الشركة في زيادة حصتها بالسوق وتلبية الاحتياجات المتزايدة للعملاء.
• تحسين تخطيط الشبكة اللوجستية للشركة بما يشمل مواقع المستودعات ونقاط التوزيع ومن ثم تحسين نطاقات توزيعها.
• تحليل التكاليف وتقدير الربحية، فبمعرفة عدد الشحنات المتوقعة وتكاليف الشحن المرتبطة بها، يمكن للشركة حساب تكاليف النقل والتخزين والتوزيع وتحديد الأرباح المتوقعة.
• التخطيط لعمليات الإنتاج بناءً على حجم الشحنات المتوقعة؛ لتحديد الاحتياجات من المواد والموارد اللازمة لتلبية طلبات المستهلكين في الوقت المناسب دون تأخير.

۲. وقت الشحن (Shipping Time)

وهو مؤشر أداء رئيسي يعبر عن الفترة الزمنية المستغرقة لنقل البضائع أو المنتجات من مكان تخزينها إلى مكان العميل أو المشتري، ويعتبر من أهم مؤشرات الأداء الرئيسية في الخدمات اللوجستية إذ يؤثر بصورة كبيرة على تجربة العملاء والتكاليف اللوجستية للشركة.

ويتأثر وقت الشحن بالعديد من العوامل، ومن أبرزها:

• المسافة بين وجهة الشحن وموقع الاستلام.
• نوع وسيلة النقل المستخدمة في عملية الشحن.
• خدمة الشحن المتفق عليها، فعلى سبيل المثال، إذا كانت الشحنة تحتاج إلى تسليم فوري أو في وقت محدد، فقد يتطلب ذلك استخدام خدمات الشحن السريع التي تتطلب تكاليف أعلى.
• الاضطرابات الخارجية مثل الظروف الجوية السيئة أو الكوارث الطبيعية أو التأخيرات الناتجة عن إجراءات التخليص الجمركي.

ويعد هذا المؤشر مفيدًا للأنشطة التجارية في:

• زيادة كفاءة العمليات عبر إدارة وقت الشحن بفعالية لتعزيز كفاءة سلسلة التوريد.
• قياس أداء شركات الشحن من حيث التزامها باتفاقية مستوى الخدمة SLA المحددة مسبقًا.
• تعزيز القيمة التنافسية في السوق واكتساب رضا العملاء.
• تحسين تدفق المواد والمنتجات والمعلومات للعلامة التجارية والمستهلكين.

ويمكنك الاعتماد على أنظمة إدارة سلسلة التوريد والتقنيات الحديثة لتتبع وقت الشحن وتحليله لاستكشاف نقاط الضعف والعمل على تحسينها وتحقيق الأهداف المنشودة.

۳. وقت التسليم (Delivery Time)

هو أحد مؤشرات الأداء الحيوية التي تُستخدم لتقييم أداء عمليات الشحن والتوصيل، ويشير إلى الفترة الزمنية التي تستغرقها عملية توصيل المنتجات أو الشحنات من مكان الشحن إلى وجهتها المقصودة. ويُعتبر وقت التسليم مؤشرًا هامًا للعديد من الأطراف المعنية، بما يشمل العلامات التجارية، والعملاء، وشركات الشحن.

ويفيد تتبع هذا المؤشر والالتزام بإبقائه ضمن المستويات المتفق عليها في زيادة معدل رضا العملاء تجاه الشركة والخدمة المقدمة لكونه يعكس مستوى التنظيم والكفاءة للنشاط التجاري بما يساهم في تعزيز ولاء العملاء نظرًا لتلبية توقعاتهم بتوصيل طلباتهم بالأوقات المحددة.

قبل استكمال بقية المؤشرات نذكر أن بوابة الشحن أوتو تتيح لعملائها الشحن مع أكثر من ۲۰۰ شركة شحن محلية وعالمية سواء بعقودهم الخاصة أو بأسعار أوتو المخفضة والمتفق عليها مسبقًا مع شركات الشحن، ولكن الأهم هنا هو أنه يمكنك مراقبة جميع هذه المؤشرات وقياسها دون عناء من خلال لوحة التحكم المتكاملة التي توفرها والتي يمكنك من خلالها أيضًا إصدار تقارير تفصيلية بأداء عملياتك اللوجستية.

إذا أردت تجربة أوتو فيمكنك إنشاء حساب مجاني الآن وتجربة الشحن مع أوتو بأقل الأسعار وبما يوفر لك رؤية شاملة لعمليات الشحن,

٤. التكلفة لكل كيلومتر (Cost Per KM)

يشير هذا المؤشر إلى التكلفة التي يتم تحملها عند نقل البضائع لمسافة معينة، إذ يعد تعيين التكلفة لكل كيلومتر أمرًا حاسمًا لتحقيق ربحية وكفاءة أعلى في سلسلة التوريد.

ويلعب هذا المؤشر دورًا حيويًا في:

• قياس تكلفة النقل بناءً على المسافة المقطوعة عن طريق قسمة تكلفة النقل على عدد الكيلومترات التي تم قطعها.
• رفع كفاءة النقل عبر تحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين لزيادة كفاءة النقل وتقليل التكاليف من خلال تحسين تخطيط الطرق واستخدام وسائل نقل أكثر كفاءة.
• تحديد التكاليف الإضافية التي قد تنشأ نتيجة لظروف خاصة أو خدمات إضافية مثل التأمين أو النقل السريع بما يساعد في تحديد تكاليف الخدمات اللوجستية الكاملة واتخاذ القرارات المالية بناءً على ذلك.
• تقييم تغيرات السوق المتعلقة بارتفاع أسعار الوقود أو تغيرات في تكاليف الصيانة والإصلاحات.

وعلى الرغم من أهمية مؤشر التكلفة لكل كيلومتر في تقييم أداء الخدمات اللوجستية، إلا أنه لا بد من النظر إليه في ضوء مختلف مؤشرات الأداء اللوجستية الأخرى للحصول على صورة شاملة لاتخاذ القرارات المناسبة للعلامة التجارية.

٥. معدل الالتزام بالمواعيد (Punctuality Rate)

يستخدم هذا المؤشر بهدف قياس أداء خدمات توصيل البضائع والشحنات في الوقت المحدد وحسب الجدول الزمني المتفق عليه مع العملاء. ويهدف معدل الالتزام بالمواعيد إلى قياس قدرة العلامة التجارية أو مزود الخدمة اللوجستية على تلبية الالتزامات الزمنية للعملاء،

• فإذا كانت نسبة التسليم في الوقت المحدد مرتفعة، فإن ذلك يعد إشارةً إلى القدرة على توفير الشحنات وتسليمها في الوقت المحدد، مما يعزز رضا العملاء ويسهم في بناء سمعة جيدة للشركة.
• أما إذا كانت نسبة التسليم في الوقت المحدد منخفضة، فإن ذلك يؤدي إلى عدم رضا العملاء وفقدان الثقة في العلامة التجارية.

ولحساب معدل الالتزام بالمواعيد، يتم معرفة عدد الشحنات أو الطلبات التي تم تسليمها في الوقت المحدد، ثم قسمتها على إجمالي عدد الشحنات أو الطلبات خلال فترة زمنية محددة، ثم ضرب النتيجة في ۱۰۰ للحصول على النسبة المئوية.

فعلى سبيل المثال،

إذا تم تسليم ۹۰۰ شحنة من أصل ۱۰۰۰ شحنة في الوقت المحدد، فإن معدل الالتزام بالجدول الزمني سيكون ۹۰٪ (۹۰۰ مقسومة على ۱۰۰۰ مضروبة في ۱۰۰)، وهذا يعني أن النشاط التجاري قادر على تسليم الشحنات في الوقت المحدد بنسبة ۹۰٪ سواء كان معتمدًا على موارده الخاصة لتسليم الشحنات أم أنه يعتمد على شركات الشحن الداخلي أو الدولي.

ويتأثر هذا المؤشر بالعديد من العوامل المختلفة ومن أبرزها:

• حدوث التأخيرات في سلسلة التوريد والتي تؤثر في وجود السلع والمنتجات في الأوقات المحددة.
• ظروف الطرق والنقل الخارجة عن السيطرة كحدوث الأعطال والازدحامات المرورية والظروف الجوية السيئة.
• تجاوز حجم الشحنات المطلوبة للقدرات والموارد المتاحة.
• حدوث مشكلات متعددة بشأن المخزون كنفاده المفاجئ أو التأخير في إعادة تعبئته.
• سوء التخطيط وعدم التنسيق بين مختلف العمليات والأطراف المعنية.
• وجود خلل في قدرات الفريق والمهارات المتاحة لتنفيذ المهام.

ويفيد مراقبة هذا المؤشر المهم في:

• قياس مدى كفاءة وسرعة إنجاز المهام المختلفة لتسليم الشحنات للمستهلكين في الأوقات المحددة.
• تحديد نقاط الضعف والخلل الموجود بمختلف جوانب العملية اللوجستية والذي يؤثر في الالتزام بتسليم الطلبات في الأوقات المحددة.
• الكشف المبكر عن المشاكل المتعلقة بالتأخير في التسليم واتخاذ إجراءات تصحيحية قبل أن تسوء الأمور.
• تلبية توقعات العملاء وتحسين رضاهم وتعزيز ولائهم للعلامة التجارية.

٦. معدل الفقدان والتلف (Loss and Damage Rate)

يشير هذا المؤشر الهام إلى النسبة المئوية للمنتجات أو البضائع التي تُفْقَد أو تتلف خلال عملية النقل والتفريغ. وهناك العديد من الأسباب التي ينتج عنها الفقدان أو التلف للمنتجات خلال عملية الشحن ومنها:

• رداءة التعبئة والتغليف.
• سوء التعامل مع المنتجات وفقًا لأنواعها المختلفة.
• إدارة المخزون غير الاحترافية، فعلى سبيل المثال، إذا لم يتم اتباع نظام فعال لتتبع المخزون والتحكم في تواريخ انتهاء الصلاحية، فقد يتم تخزين المنتجات لفترة طويلة ومن ثم تلفها قبل بيعها.
• الظروف البيئية المتغيرة كالحرارة العالية، أو الرطوبة المفرطة، أو البرد الشديد.

ونؤكد على أهمية مراقبة وتتبع هذا المؤشر المهم لقياس معدل الفقدان والتلف بصورة دورية عبر التقارير والتحليلات لتحديد الأسباب الرئيسية للفقدان والتلف واتخاذ إجراءات لتحسينها لتجنب التكاليف الإضافية للشركة وفقدان ثقة المستهلكين في العلامة التجارية بما يؤثر في الأرباح.

لذا ينبغي العمل على:

• رفع كفاءة عمليات التعبئة والتغليف لحماية المنتجات من الظروف البئية أثناء النقل ومنع اصطدامها وتلفها.
• استخدام تقنيات التتبع والمراقبة المتقدمة لتعزيز عمليات النقل وتجنب فقدان البضائع وضياعها.
• تحسين إدارة المخزون من خلال تطبيق أنظمة إدارة المخزون المتقدمة لتحسين التخطيط والتنظيم.
• توفير التدريب والتوعية المناسبة للعاملين لتعزيز الوعي بأهمية التعامل الصحيح مع المنتجات وتقليل فقدانها وتلفها.

۷. معدل استخدام أسطول الشحن (Fleet Utilisation Rate)

يعكس هذا المؤشر الهام مدى كفاءة استخدام المركبات والمعدات التابعة للشركة في تلبية احتياجات العملاء وتنفيذ العمليات اللوجستية بصورة فعالة، وله أهمية كبيرة في تقييم أداء الشركات وقدرتها على تقديم الخدمات بشكل جيد وفقًا للمتطلبات والمواعيد المحددة.

ويلعب هذا المؤشر دور حيوي ورئيسي في:

• رصد كفاءة التشغيل: فإذا كانت المركبات تُستخدم بصورة متزايدة ومتواصلة دون حدوث للأعطال، فهذا يشير إلى أن الشركة تستغل استثماراتها في الأسطول جيدًا وتعمل بكفاءة عالية، أما إذا كان هناك توقفات طويلة غير مبررة، فهذا يعني وجود نقاط ضعف بأسطول النقل تستلزم تدخلات سريعة لإجراء التحسينات.
• مدى استفادة العلامة التجارية من الأصول: فإذا كان الأسطول يعمل باستمرار، فهذا يعبر عن استغلال الشركة لما تمتلكه من أصول لتحقيق عائدًا جيدًا على استثمارها في المركبات والمعدات. أما إذا كان هناك فترات طويلة من عدم الاستخدام أو توقفات غير مبررة، فهذا يعني عدم استغلالها للأصول ومن ثم تحتاج إلى إعادة النظر في الأمر لتحقيق الاستفادة الكاملة من الأسطول.
• تحقيق التوازن بين التكاليف والعائدات: فعندما يتم استخدام الأسطول بكفاءة وفاعلية، يمكن تقليل التكاليف المتعلقة بالوقود والصيانة والتأمين وغيرها من الأمور المختلفة، ومن ثم فإن معدل استخدام الأسطول الجيد يمكن أن يسهم في تحقيق توازن أفضل بين التكاليف والعائدات وتحسين هامش الربح العام للشركة.
• تحسين التخطيط اللوجستي: فعن طريق مراقبة أداء الأسطول، يمكن تحديد الفترات التي يتزايد فيها معدلات الطلب والأحمال العالية على المركبات. وبناءً على هذه المعلومات، يمكن تعزيز التخطيط وتنظيم المهام لتوفير القدرة الكافية لتلبية الطلبات في الوقت المناسب.

ومن أجل العمل على تحسين معدل استخدام الأسطول ينبغي:

• تحسين عمليات التخطيط والتنسيق للأسطول والاعتماد على أدوات وبرامج الجدولة والتخطيط لتحسين التسلسل الزمني للمركبات وتقليل الفجوات الزمنية غير المستغلة.
• الاهتمام بصيانة الأسطول بصورة دورية لضمان استمرارية التشغيل الفعالة وتجنب توقف المركبات غير المخطط لها وذلك عبر الاعتماد على نظام إدارة صيانة الأسطول (Fleet Maintenance Management System) لتنظيم وتتبع الأنشطة المتعلقة بالصيانة بفاعلية.
• رصد ومراقبة حركة المركبات بالأسطول عبر استخدام أنظمة تحديد المواقع العالمية (GPS) وأجهزة المراقبة عبر الإنترنت لتعقب حركة المركبات وتحديد موقعها ورصد أدائها لاستكشاف الفجوات.
• تحسين عمليات الإدارة والتنظيم لضمان استخدام الأسطول بكفاءة، ويشمل ذلك توفير التدريب المناسب للسائقين لتعزيز مهاراتهم والتأكد من أنهم يلتزمون بسياسات القيادة الآمنة والكفاءة في استهلاك الوقود. وينبغي أيضًا تحسين عمليات التحميل والتفريغ والتوزيع لتقليل وقت التوقف غير الضروري.

لا شك أن مناديب الشحن أو السائقين التابعين للنشاط التجاري هم جزء لا يتجزأ من أسطول الشحن وليس فقط المركبات ووسائل النقل، فهم يشكلون أحد أطراف الأسطول المؤثرين بالعملية اللوجستية، وهم صورة الشركة أمام العملاء باعتبارهم الأفراد أصحاب التعامل المباشر معهم أثناء عملية توصيل طلباتهم.

وتوفر أوتو –بوابة الشحن الرائدة في السعودية والعالم العربي– نظام أوتو فليكس OTO FLEX المختص بإدارة أسطول الشحن من السائقين بفاعلية واحترافية ومراقبة أدائهم بما يحقق أعلى استفادة من جهودهم.

ثانيًا: مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بإدارة المستودعات وتنظيم المخزون

وهي مجموعة من المؤشرات التي تقيس مدى فعالية وكفاءة عمليات التخزين والتوزيع داخل المستودعات، وتلعب دورًا حاسمًا في تحقيق أهداف الشركة وضمان تحقيق المزيد من الأرباح. ونذكر من هذه المؤشرات:

۱. تكلفة التخزين لكل وحدة (Unit Storage Cost)

يشير هذا المؤشر إلى التكلفة الإجمالية المرتبطة بتخزين وحفظ وإدارة كل وحدة من المنتجات في المستودع على مدى فترة زمنية محددة، ويتضمن أيضًا مختلف التكاليف التشغيلية بما يشمل تكلفة استئجار المستودع أو تملكه، وتكاليف الصيانة والتشغيل، وتكاليف الكهرباء والماء والتدفئة أو التبريد، وتكاليف المعدات والتقنيات المستخدمة، إلخ.

فحساب تكلفة التخزين لكل وحدة يتطلب تجميع كافة التكاليف وتقسيمها على عدد الوحدات المخزنة في المستودع للحصول على النتيجة والعمل على تحسين أداء إدارة المستودعات بما يخدم أهداف الشركة الموضوعة.

ويفيد تتبع ومراقبة هذا المؤشر في:

• تحديد التكاليف الفعلية المرتبطة بتخزين كل وحدة من المنتجات في المستودع بما يسمح بتقييم الكفاءة المالية لعمليات التخزين ومعرفة الجوانب التي تحتاج إلى تحسين لتقليل التكاليف.
• مقارنة أداء المستودعات المختلفة داخل الشركة ومع المنافسين لمعرفة المخازن ذات الأداء العالي وتحليل أسباب هذا الأداء الجيد للاستفادة منها في تطوير استراتيجية ممنهجة لتحسين أداء المستودعات الأخرى.
• تحديد الفرص لرفع كفاءة عمليات التخزين بما يتضمن تحسين تنظيم المستودع، واستخدام تقنيات التخزين الحديثة والأتمتة، وتحسين تدفق المعلومات، وتقليل الهدر.
• تحقيق التوازن بين التكاليف والخدمة في عمليات التخزين عبر تحديد النهج التشغيلي الأفضل بناءً على التكلفة المرتبطة.

۲. تكلفة النقل لكل عملية بيع (Transport Cost Per Sale)

يشير هذا المؤشر إلى التكلفة الكلية لنقل المنتجات من المستودعات إلى العملاء أو نقاط التوزيع خلال عملية البيع، ويتم حساب هذه التكلفة بناءً على عدة عوامل، بما يشمل:

• المسافة المطلوبة للنقل.
• وسائل النقل المستخدمة.
• نوع المنتجات.
• حجم الشحنة.
• تكلفة الوقود.
• تكاليف التأمين والجمارك إن وُجدَت.

وترجع أهمية مراقبة هذا المؤشر إلى:

• رصد نقاط الضعف والعمل على تحسينها لتحقيق التوازن بين تكلفة النقل وجودة الخدمة ومن ثم تعزيز القيمة التنافسية وتحقيق ربحية أعلى.
• توفير معلومات قيمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية بشأن تحديد أفضل السياسات والإجراءات التي تساعد في تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف على المدى الطويل.
• تقييم أداء الموردين وشركاء النقل ومعرفة الأكثر كفاءة للتعاون معهم بصفة دائمة للمساهمة في تحسين جودة الخدمة وتقليل التكاليف.

۳. وقت معالجة الطلب (Order Handling Time)

وهو عبارة عن مقياس الوقت الذي تستغرقه عملية معالجة الطلبات من بداية إتمام الطلب وحتى تسليمه للعميل. ويشمل هذا المؤشر جميع العمليات والأنشطة التي يمر بها الطلب داخل المستودعات، مثل تجهيز الطلب، وتعبئته، وفحصه، وتسليمه لشركة الشحن، والتعامل مع أي مشاكل تنشأ أثناء هذه العمليات.

وتتعدد الأسباب التي تجعل مراقبة هذا المؤشر أمرًا بالغ الأهمية لضمان سرعة وكفاءة معالجة الطلبات واكتساب رضا العملاء، من ذلك على سبيل المثال:

• عدم فقدان الثقة في العلامة التجارية نتيجة تأخير شحن وتوصيل المنتجات بسبب الوقت الطويل المستغرق في معالجة الطلبات بالمستودعات.
• تجنب التكاليف الإضافية الناتجة عن الوقت الطويل المستغرق في عملية معالجة الطلبات.
• ترك انطباع بأذهان العملاء بشأن أوقات التسليم المتأخرة بما يؤثر على سمعة الشركة.

ولتحسين وقت معالجة الطلب، ينبغي اتخاذ عدة إجراءات، مثل:

• تحسين عمليات الإعداد والتجهيز الداخلية بالمستودعات لضمان فعالية وسرعة تنفيذ الطلبات.
• تنظيم المخزون وتحسين إدارة التوريد لتوفير البضائع بصورة أسرع وأسهل.
• تطبيق تقنيات التحسين المستمر وإدارة الجودة الشاملة لتحليل العمليات وتحديد أي نقاط ضعف موجودة بإدارة المستودعات وتنفيذ التحسينات اللازمة.
• تقديم التدريب والتوجيه المناسب للموظفين لضمان فهمهم الصحيح للعمليات والتزامهم بمعايير الجودة.
• الاعتماد على أنظمة إدارة المستودعات مثل تطبيق أوتو باك OTO PACK والذي يعد نظامًا متكاملًا لتنظيم المستودعات ومراقبة المخزون وتحسين عمليات الالتقاط والتعبئة والتغليف وطباعة بوليصات الشحن بأسرع وقت وأفضل جودة.

٤. معدل الدوران (Rotation Index)

وهو من مؤشرات الأداء اللوجستية الرئيسية التي تعكس كفاءة استخدام المخزون وتحديثه، ويُعرف أيضًا باسم “مؤشر تداول المخزون”، ويقيس هذا المؤشر كمية المخزون الذي تم بيعه أو استهلاكه خلال فترة زمنية محددة مقارنةً بإجمالي المخزون المتاح بالمستودعات، حيث تشير قدرة الشركة على توفير المنتجات للمستهلكين في الأوقات المحددة قدرتها على معدل الدوران العالي للمخزون وتقليل التكاليف المرتبطة بالتخزين الزائد عن الحاجة والعكس صحيح.

ولحساب معدل دوران المخزون، يتم قسمة تكلفة البضاعة المباعة على متوسط المخزون الموجود.

ولنضرب هذا المثال لتقريب المسألة: لنفترض أن لديك شركة متخصصة في بيع المواد الغذائية ولديها مخزون قيمته ٥۰,۰۰۰ ريال في بداية العام، وقيمة ٤۰,۰۰۰ ريال في نهاية العام، وتكلفة البضاعة المباعة بلغت ۱۰۰,۰۰۰ ريال خلال العام، وتريد معرفة معدل دوران المخزون للشركة فعليك اتباع هذه الخطوات:

• عليك أولًا حساب متوسط المخزون الخاص بشركتك باتباع هذه المعادلة: متوسط المخزون = (٤۰,۰۰۰ ريال + ٥۰,۰۰۰ ريال) / ۲ = ٤٥,۰۰۰ ريال.
• ثم حساب معدل دوران المخزون لشركتك كما يلي: معدل دوران المخزون = ۱۰۰,۰۰۰ ريال/ ٤٥,۰۰۰ ريال = ۲.۲۲

وبناءً على هذه المعلومات، نستنتج أن معدل دوران المخزون هو ۲.۲۲ مرة خلال العام، وهذه النسبة تعتبر جيدة بالنسبة للشركات التي تبيع سلعًا سريعة الحركة كالسلع الاستهلاكية والمواد الغذائية.

ويفيد مراقبة هذا المؤشر الهام الشركات في:

• تقدير كفاءة إدارة المخزون.
• تقليل مستويات المخزون المُحْتَفَظ به ومن ثم تحسين تخصيص رأس المال وفق الخطة الموضوعة.
• تقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
• تعزيز حركة المبيعات ومن ثم تحقيق أقصى العوائد الممكنة على الاستثمار.

٥. دقة المخزون (Inventory Accuracy)

وهو مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية للخدمات اللوجستية يختص بقياس مدى تطابق بيانات المخزون الفعلية بالمستودعات مع البيانات المسجلة، ويشير إلى مدى قدرة الشركة على الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمخزون لديها.

وتُحسب دقة المخزون عن طريق معرفة عدد العناصر المطابقة وقسمتها على  إجمالي عدد العناصر بالمستودعات ثم ضربها في ۱۰۰. فعلى سبيل المثال، إذا كان لديك ۱۰۰ عنصر في المخزون، ووجدت أن ۹٥ منها مطابقة للبيانات المسجلة، فإن دقة المخزون ستكون ۹٥٪.

وتكمن أهمية مراقبة دقة المخزون في:

• تلبية احتياجات العملاء في الوقت المناسب.
• تقليل التكاليف المتعلقة بالتخزين الزائد أو النقص في المخزون.
• تحسين تخطيط الإنتاج واتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق بكميات المنتجات المرادة وفقًا لمعدلات الطلب.
• تقليل خسائر المخزون الناتجة عن التلف وانتهاء الصلاحية.
• تعزيز كفاءة سلسلة التوريد عبر توفير معلومات دقيقة حول توفر المواد والمنتجات بالمستودعات.
• تحديد توقعات الطلب بصورة أفضل، ومن ثم تحسين خطة الشركة لتلبية الاحتياجات المستقبلية.

ولضمان دقة المخزون، يتعين على الشركات اتباع مجموعة من الممارسات مثل:

• الاعتماد على نظام إدارة المخزون المناسب الذي يسمح بتسجيل وتتبع بيانات المخزون بدقة وتحديثها في الوقت الفعلي.
• إجراء عمليات الفحص والمراجعة المنتظمة للمخزون لمقارنة البيانات المسجلة بالموجود داخل المستودعات وتصحيح الأخطاء إن وُجِدَت.
• استخدام التكنولوجيا الحديثة والأتمتة في إدارة المخزون لتحسين دقة البيانات، فعلى سبيل المثال، يمكن استخدام أنظمة الباركود والتعرف الآلي على البضائع (RFID) لتسجيل البيانات بدقة وتقليل الأخطاء البشرية.

٦. نفاد المخزون (Out of Stock)

يشير هذا المؤشر إلى حالة عدم توفر منتج معين في المخزون في الوقت الحالي نتيجة لعدم وجود المنتجات المطلوبة أو أنها لا تكفي لتلبية الطلب.

وتعد مشكلة نفاد المخزون أحد المشكلات الشائعة التي تواجهها مختلف الأنشطة التجارية والتي تتسبب في:

• فقدان فرص المبيعات وذهاب العملاء للمنافسين.
• تكبد الشركات لتكاليف إضافية لتلبية الطلبات العاجلة أو لتعويض العملاء المتضررين من نفاد المخزون.
• إحداث مشكلات في التنبؤ بالطلب وتحديد الوقت المثالي لإعادة التوريد لتعبئة المخزون.

ولتحقيق الاستفادة الكاملة من مراقبة مؤشر دقة المخزون ينبغي:

• إجراء جرد دوري ومنتظم للمخزون للتحقق من الكميات المتاحة وتحديث السجلات، ويمكنك استخدام تقنيات التحليل المخزوني مثل ABC Analysis أو XYZ Analysis لتحديد العناصر الرئيسية وتخصيص الموارد بفاعلية.
• استخدام نظام إدارة المخزون (Inventory Management System) كنظام أوتو باك OTO PACK الذي يوفر معلومات دقيقة ومحدثة عن المخزون للمساعدة في تتبع الكميات المتاحة والمبيعات والطلبات الواردة والمستلمة، وإصدار تنبيهات تلقائية عندما يكون هناك تراجع في مستويات المخزون.
• تعزيز التعاون والتواصل مع الموردين للحصول على معلومات دقيقة حول توافر المنتجات والوقت المتوقع للتوريد.

ثالثًا: مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالمرتجعات

وهي مجموعة من مؤشرات الأداء اللوجستية التي تلعب دورًا حيويًا في قياس كفاءة الشركة في التعامل مع المنتجات التي يتم إرجاعها من العملاء، وتهدف هذه المؤشرات إلى فهم حجم المرتجعات، وتحليل أسبابها، وتحسين العمليات للتقليل من حدوثها.

وإليك فيما يلي عرض سريع لبعض هذه المؤشرات:

• معدل المرتجعات (Return Rate): ويعمل هذا المؤشر على قياس نسبة المنتجات التي تم إرجاعها مقارنة بإجمالي المنتجات المباعة، بما يساعد في تحديد مدى رضا العملاء عن العلامة التجارية والمنتجات المقدمة.
• سبب المرتجعات (Reasons for Returns): وهو من المؤشرات اللوجستية التي تُعنى بتسجيل الأسباب التي تؤدي إلى إرجاع المنتجات، مثل الجودة، أو أخطاء في الشحن، أو عدم الرضا عن المنتج ومن ثم المساعدة في تحديد المشكلات الرئيسية واتخاذ التدابير اللازمة لتحسينها.
• زمن معالجة المرتجعات (Return Processing Time): ويشير إلى الفاصل الزمني بين استلام المنتج الذي تم إرجاعه واكتمال عمليات معالجة المرتجعات، ويساعد في تقدير مدى كفاءة العمليات الداخلية بالشركة لمعالجة طلبات الإرجاع وتحديد نقاط الضعف لوضع الاستراتيجيات اللازمة لتطويرها.
• معدل إعادة بيع المنتجات المُرجعة (Resale Rate of Returned Products): ويختص هذا المؤشر بقياس نسبة المنتجات المُرجعة التي يتم إعادة بيعها مقارنةً بالمجموع الكلي للمنتجات التي تم إرجاعها ومن ثم معرفة قيمة إعادة البيع كجزء من إدارة المرتجعات.
• مؤشرات الجودة للمنتجات المرتجعة (Quality Metrics for Returned Products): ويعمل على مراقبة وقياس جودة المنتجات المُرجعة من خلال فحصها بعد إتمام عملية الإرجاع وتحديد ما إذا كانت المنتجات تحتاج إلى إعادة تصنيع أو فقط تحتاج إلى إعادة تغليف لبيعها مرة أخرى، أو أنها منتجات تالفة تحتاج إلى التخلص منها وفق المعايير الموصى بها.

فمتابعة وتحليل هذه المؤشرات بشكل دوري، تساهم بصورة فعالة في تحسين إدارة المرتجعات، والتي بدورها تسهم في تعزيز رضا العملاء وتقليل التكاليف المرتبطة بعمليات الإرجاع.

أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية للخدمات اللوجستية بالنسبة للأنشطة التجارية

تسمح مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية للخدمات اللوجستية للشركات والأنشطة التجارية بوضع خطة متكاملة لمختلف الأنشطة اللوجستية بناءً على البيانات الفعلية المتوفرة، ومن ثم تتبع التقدم المحرز في جميع العمليات، والتدخل الفوري إذا لزم الأمر. وهذا يؤدي إلى تحسين الكفاءة التنظيمية وتوفير إدارة أفضل للخدمات اللوجستية المتنوعة.

إضافةً لذلك، فإنها تفيد في:

• تحسين الكفاءة التشغيلية: حيث توفر مؤشرات الأداء اللوجستية تفاصيل حول كفاءة العمليات وتدفق البضائع عبر سلسلة التوريد. ومن خلال تحليل هذه المؤشرات، يمكن للشركات تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتبني استراتيجيات لزيادة الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف.
• تلبية احتياجات العملاء: كونها تساعد في تقييم مدى قدرة الشركة على تلبية احتياجات العملاء وقياس مدى رضاهم، ومن ثم تحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسينات لضمان تقديم تجربة عملاء مميزة.
• تحسين إدارة المخزون: فهي أيضًا مفيدة في تقييم أداء إدارة المخزون وتحديد كفاءة العمليات داخل المستودعات بما يسهم في تقليل تكاليف التخزين، وتحسين توافر المنتجات للعملاء في الأوقات المحددة.

وبوجه عام، تلعب مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة بالخدمات اللوجستية دورًا حيويًا في تعزيز رؤية الشركات حول أداء سلاسل الإمداد في التجارة الإلكترونية الخاصة بنشاطها التجاري، وتساعدها في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة.

كذلك توفر هذه المؤشرات إطارًا قياسيًا لتقييم الأداء ومقارنته مع المعايير والأهداف المحددة مسبقًا، ومن ثم تعزيز فهم الشركات لنقاط القوة والضعف في عملياتها اللوجستية والعمل على معالجتها بما يؤدي إلى تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف وتحقيق رضا العملاء وزيادة الربحية.

وأخيرًا، إرشادات عامة لتحقيق أقصى استفادة من مؤشرات الأداء اللوجستية لصالح نشاطك التجاري

• ركز على مؤشرات الأداء الرئيسية التي تسهم بصورة كبيرة في مراقبة الأهداف الموضوعة ومعرفة نسبة النجاح في تحقيقها.
• تجنب الإفراط في عدد المؤشرات لضمان التركيز على الجوانب الرئيسية الخاصة بالشركة فيما يتعلق بالخدمات اللوجستية.
• استخدم التقييم الدوري لتحليل الاتجاهات بناءً على المؤشرات المختارة لاتخاذ الإجراءات اللازمة في الوقت المناسب.
• استخدم أنظمة تكنولوجيا المعلومات المتقدمة لتسهيل جمع البيانات وتحليلها.
• استخدم مؤشرات الأداء اللوجستية لتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين مستمر للارتقاء بالعلامة التجارية.
• قدم تدريبًا مستمرًا للفرق المعنية باللوجستيات في شركتك حول كيفية قراءة وفهم المؤشرات واستخدامها في تحسين الأداء لتعزيز القيمة التنافسية.

ويلزم التأكيد على أنه عندما يتعلق الأمر بالخدمات اللوجستية، فإن هناك اختلافات كبيرة بين الشركات وبعضها من حيث الاحتياجات بناءً على أهدافها ومجال العمل، فعلى سبيل المثال، قد تركز شركة تبيع منتجات سريعة التلف على سرعة التسليم، بينما قد تركز شركة أخرى تبيع منتجات ثقيلة على تقليل تكاليف النقل.

لذا من المهم اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لاحتياجات شركتك لقياس أداء عملياتك اللوجستية والتدخل الفوري في حال ظهور مشكلات لحلها بما يسهم في تحقيق مبدأ الاستدامة والنمو وزيادة العوائد على الاستثمار.