إدارة المخزون أبرز مشاكل وأفضل طرق ونظم حلها

تقريبًا لا يوجد نشاط تجاري لا يحتفظ بمخزون، فبشكل أو بآخر لا بد وأن يكون هناك مخزون ما من منتجاتك التي تروج لها وتبيعها، ولذلك أصبحت إدارة المخزون أحد النقاط الحاسمة داخل سلاسل الإمداد والتوريد في التجارة الإلكترونية ونشأت الحاجة لأنظمة إدارة هذا المخزون، فالإدارة الغير موفقة للمخزون ستؤثر بالتأكيد على أداء الأنشطة التجارية مباشرةً من جانبين،

• الأول: وهو نقصان المخزون والذي يؤدي بدوره إلى تعطل حركة الإنتاج والمبيعات وفقدان العملاء.
• والثاني: وهو زيادته والتي تعني عدم استثمار قیمة المخزون الزائد واحتوائه على مساحة تخزينية بدون تحقيق فائدة حقيقية.

ولأهمية هذا الموضوع، جمعنا بعضًا من المحاور المتعلقة بإدارة المخزون وكيفية قياس أدائه، وأبرز مشكلاته الشائعة.

بدايةً، ما هو المخزون؟

يمكننا تعريف المخزون ببساطة بأنه المواد الخام والمستلزمات وقطع الغيار والمواد نصف المصنعة والتامة الصنع الموجودة بداخل المستودعات لاستخدامها مستقبلًا.

ومن منظور سلاسل الإمداد والتوريد يُعرف المخزون بأنه إجمالي الأموال التي يتم استثمارها من قِبَل الأنشطة التجارية في عناصر من المواد الخام، والسلع، والوحدات تحت التشغيل، والمنتجات النهائية للبيع بهدف زيادة الأرباح.

ومن خلال التعريفين السابقين للمخزون نستخلص:

• أن المخزون هو المواد الخام والبضائع التي تحتفظ بها الأنشطة التجارية داخل المستودعات بهدف إمداد العمليات الإنتاجية، والاحتفاظ بالسلع تامة الصنع لحين إيصالها إلى الأسواق المستهدفة وبيعها للمستهلكين.
• وأن المخزون ما هو إلا أموال مستثمرة، والزائد منه ما هو إلا رأس مال معطل.
• وأنه نقطة رابطة بين نشاطين هما العرض والطلب، حيث إن المخزون يحقق التوازن بين العرض في وقت والطلب في وقت آخر.

أبرز أنواع المخزون:

تتعدد أنواع المخزون لتشمل:

المخزون الخام (Raw Materials Inventory):

وهو نقطة البداية في أي عملية إنتاجية، فهو يتكون من المواد الأولية التي يتم تحويلها إلى منتجات نهائية، ويختلف نوع المخزون الخام حسب طبيعة النشاط التجاري، فقد يكون حديدًا وخشبًا في الصناعات الثقيلة، أو مواد غذائية في شركات الأغذية، أو شرائح إلكترونية في شركات التقنية.

المخزون تحت التشغيل (Work-in-Process Inventory):

ويُقصد به المنتجات غير المكتملة التي ما زالت تمر بمراحل التصنيع، فمثلًا في مصنع السيارات، قد تشمل هذه الفئة المركبات التي تم تجميع هيكلها ولكن لم يتم تزويدها بالمحركات أو الطلاء بعد. وهذا النوع من المخزون يعبر عن مستوى كفاءة العمليات الإنتاجية داخل المنشأة، فكلما كان تدفق الإنتاج سلسًا وفعالًا، قلّت كمية المخزون تحت التشغيل، وإذا لم يُدار بشكل صحيح، فقد يؤدي إلى تعطّل الإنتاج وتراكم المواد غير المكتملة، مما يزيد من التكاليف التشغيلية ويؤثر على سرعة تسليم المنتجات النهائية للسوق.

المخزون النهائي (Finished Goods Inventory):

والمقصود به جميع المنتجات الجاهزة للبيع أو التوزيع، فهو النوع الذي يؤثر بصورة مباشرة على المبيعات ورضا العملاء، فكلما كان المخزون متاحًا بالكميات المناسبة، زادت قدرة الشركة على تلبية الطلب دون تأخير. وتتطلب إدارة هذا النوع من المخزون توازنًا دقيقًا، إذ أن تخزين كميات كبيرة منه قد يؤدي إلى زيادة تكاليف التخزين، بينما يؤدي نقصه إلى فقدان الفرص البيعية وخسارة العملاء المحتملين.

المخزون الاحتياطي (Safety Stock Inventory):

وهو المخزون الذي يتم الاحتفاظ به لمواجهة أي طارئ، مثل تأخر الموردين في التسليم، أو ارتفاع مفاجئ في الطلب، أو حتى كإجراء احترازي ضد المشكلات غير المتوقعة في سلسلة التوريد. ويساعد امتلاك مخزون احتياطي الشركات على تفادي الأزمات التشغيلية، غير أن هذا النوع من المخزون يتطلب دراسة دقيقة وتخطيط ذكي، فالإفراط في تخزين المنتجات الاحتياطية قد يؤدي إلى زيادة النفقات، بينما يؤدي غيابه إلى تعطل العمليات وخسارة المبيعات في أوقات الطلب المرتفع.

المخزون الدوري (Cycle Inventory):

وهو المخزون الذي يتم تجديده بانتظام وفقًا لدورات الإنتاج والمبيعات، فعلى سبيل المثال، تعمل محلات التجزئة على تخزين كميات محددة من المنتجات بناءً على بيانات المبيعات السابقة، بحيث تضمن توفر المنتجات باستمرار دون الحاجة إلى تخزين كميات ضخمة منها. وهذا النوع من المخزون يساعد الأنشطة التجارية على تحسين التدفق النقدي، حيث يضمن توفير المنتجات في الوقت المناسب دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة في التخزين، كما يسهم في تقليل الهدر، حيث يتم شراء المنتجات بكميات محسوبة بناءً على الطلب المتوقع.

المخزون الميت (Dead Stock Inventory):

وهو أسوأ أنواع المخزون، لأنه يشمل المنتجات التي لم يَعُد عليها طلب، مما يجعلها عالقة في المستودعات دون أي فائدة تجارية، ويحدث ذلك عندما تتغير تفضيلات العملاء، أو عندما يتم استبدال المنتجات القديمة بإصدارات أحدث.

وأما عن مفهوم إدارة المخزون Inventory Management

تشير كيفية إدارة المخزون إلى مجموعة من الممارسات التي تستهدف الحفاظ على المخزون، وهذه الممارسات تشمل مراقبة السلع داخل المستودعات، وتنفيذ الطلبات، ومراقبة حركة المخزون دخولًا وخروجًا، وتصنيف المنتجات، إلى غير ذلك من الممارسات التي تتم بهدف تحقيق التوازن بين فائض المخزون والنقص فيه ومن ثم تقليل التكلفة، وعدم ركود السلع داخل المستودعات، وزيادة حركة المبيعات.

ما أهمية إدارة المخزون للأنشطة التجارية؟

تلعب إدارة المخزون دورًا حيويًا في نجاح واستدامة الأنشطة التجارية، حيث تضمن توافر المنتجات والمواد الأولية في الوقت المناسب دون وجود فائض يؤدي إلى زيادة التكاليف أو نقص يؤثر على استمرارية العمليات. فمن خلال تنظيم عمليات التخزين، يمكن للشركات تحسين كفاءة الإنتاج والتوزيع، مما يؤدي إلى تقليل التكاليف التشغيلية وتعزيز تدفق العمل بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، فإن الإدارة الجيدة للمخزون تساعد الشركات على تلبية طلبات العملاء بسرعة وكفاءة، مما يعزز تجربة العميل ويبني ولاءً طويل الأمد للعلامة التجارية.

مشاكل شائعة لإدارة المخزون تواجهها الأنشطة التجارية

تتسبب إدارة المخزون غير الاحترافية في العديد من المشاكل والتي تنعكس على أداء وجودة الأنشطة التجارية ومن ثم التأثير المباشر على الأرباح. ومن المشاكل الشائعة لإدارة المخزون:

1. عدم تأهيل العاملين المسؤولين عن المخزون:

تضع العديد من الأنشطة التجارية شخص أو مجموعة أشخاص يكونون مسؤولين عن تتبع ومراقبة وجرد المخزون بداخل المستودعات، وقد تحدث بعض المشاكل في إدارة المخزون نتيجة لعدم تأهيلهم بصورة كافية وتدريبهم للتعامل مع الأنظمة المستخدمة لإدارة ومراقبة المخزون.

لذلك، يتعين على الأنشطة التجارية المختلفة تدريب الأشخاص المسؤولين عن المخزون للتعامل معه بشكل احترافي وتجنب المشكلات التي يمكن أن تطرأ مستقبلًا في جرد المخزون أو تصنيف السلع داخل المستودع.

2. وضع خطة غير مدروسة وشاملة للنشاط التجاري:

هذه إحدى المشكلات التي تتسبب في عدم إدارة المخزون بصورة احترافية، فهناك بعض الأنشطة التجارية لا يضعون خطة شاملة ومدروسة للمخزون بناءً على توقعات النمو الواقعية للعلامة التجارية مستقبلًا بما يؤثر على إدارتها للمخزون، فإذا كان النشاط التجاري يتوقع المزيد من النمو وفقًا لمؤشرات غير واقعية، فسوف يتسبب هذا في تكدس المخزون والعكس صحيح.

ومن أجل وضع خطة شاملة ومدروسة للنشاط التجاري لا تؤثر على إدارة المخزون، ينبغي الاعتماد على جمع وتحليل البيانات واستخراج الأنماط الخفية منها لفهم مسار النشاط التجاري في الوقت الحالي ووضع تنبؤات مستقبلية دقيقة بناءً على ما تم جمعه وتحليله من بيانات.

3. نقص المخزون في وقت مبكر:

“لقد نفدت الكمية من هذا المنتج”. هذه الجملة كثيرًا ما تواجه الأنشطة التجارية بسبب عدم إدارة المخزون باحترافية والاعتماد على الأدوات والأنظمة التي تمكنهم من التنبؤ باقتراب نفاد المخزون للسلع بما يتسبب في إبطاء عملية التوريد، وسوء العلاقات مع العملاء وربما خسارتهم.

لذا، لا بد من الاعتماد على أنظمة وبرامج إدارة المستودعات والمخزون مثل نظام أوتو باك OTO PACK من أوتو والذي سيمكنك من إدارة مخزونك باحترافية ومزامنته أوتوماتيكيًا لمراقبته لحظة بلحظة والتنبؤ بالسلع التي قاربت على الانتهاء لتجنب نقصانها.

4. تأخير تسليم الشحنات:

من المشاكل الشائعة والتي يتسبب فيها إدارة المخزون غير الاحترافية، تأخير تسليم الشحنات للعملاء عن الأوقات المحددة بسبب بعض نقاط الضعف الموجودة داخل نظام إدارة المخزون كالتصنيف غير الدقيق للسلع والذي يتسبب في استغراق وقت طويل للبحث عنها وإيجادها، بالإضافة إلى نقص المنتجات المطلوبة والإرسال في طلبها، إلى غير ذلك من نقاط الضعف التي تتسبب في نهاية المطاف في تأخير تسليم الشحنات ومن ثم انخفاض رضا العملاء وبالتبعية عدم معاودتهم للشراء مرة ثانية.

وللتغلب على هذه المشكلة، ينبغي التأكد من تحسين نقاط الضعف المختلفة الموجودة بداخل نظام إدارة المخزون الخاص بك لتسريع عملية الشحن ومن ثم إيصال المنتجات للعملاء في أسرع وقت ممكن وبأفضل جودة ممكنة.

5. تكدس وركود المخزون:

بعض الأنشطة التجارية تخشى التقلبات المفاجئة التي ربما تحدث في الأسواق مستقبلًا بشأن نقص بعض السلع، وهذا يدفعهم لطلب هذه السلع بكميات كبيرة معتقدين بأن هذه المنتجات سيزيد الطلب عليها من المستهلكين في المستقبل.

وهذا الأمر يتسبب في تكدس المخزون خاصةً إذا حدث استقرار في السوق ولم تنقص هذه السلع ومن ثم سيكون هناك فائض كبير من المنتجات راكد في المستودعات يشغل مساحة ولا يحقق أي دخل مالي.

ولتجنب هذه المشكلة، لا بد من جمع وتحليل البيانات المتعلقة بحركة السلع في الأسواق وطلب المستهلكين للمنتجات وإجراء تحليلات تنبؤية بمعدلات الطلب المتوقعة مستقبلًا حتى يتسنى لك تكوين رؤية حقيقية مدعومة بالبيانات حول المخزون واتخاذ الإجراءات المناسبة في الوقت المثالي.

6. الإفراط في المخزون داخل المستودعات والعجز عن بيعه بسرعة:

تعد هذه المشكلة من المشاكل الأكثر شيوعًا لإدارة المخزون، فالعديد من الأنشطة التجارية يقومون بشراء كميات كبيرة من المنتجات كمخزون، ولكنها لا تقوم بوضع الاستراتيجيات لتسويقه وبيعه بما يؤثر على التدفق النقدي للعلامة التجارية وفقدان الأموال التي تم استثمارها في هذا المخزون.

ويكمن التغلب على هذه الإشكالية في وضع خطة تسويقية احترافية للمنتجات التي تم شراؤها لترويجها وبيعها للمستهلكين ومن ثم زيادة العائد على الاستثمار.

7. عدم دقة سجلات الجرد:

تتمثل هذه الإشكالية في إدخال البيانات المتعلقة بالمنتجات بعد جردها بصورة خاطئة من قِبَل الشخص المسؤول، فيظهر في السجلات أن المنتج لا يزال موجود وهو في الحقيقة ناقص داخل المستودع بما يتسبب في حدوث ارتباك كبير في إدارة المخزون وتأخير تنفيذ الطلبات المرسلة من العملاء.

ولتجنب هذه المشكلة، لا بد من اختيار أنظمة متطورة تساعدك على إدارة ومراقبة المخزون في الوقت الفعلي وتقوم بجرد السلع والمنتجات بشكل أوتوماتيكي بما يقلل من حدوث هذه النوعية من الأخطاء البشرية.

8. تصنيف السلع بشكل خاطئ:

إن تصنيف السلع بشكل خاطئ وعدم تنظيمها وفق أسلوب علمي يتسبب في انخفاض الأرباح نتيجة لعدم تلبية طلبات العملاء بصورة سريعة واستغراق مدة طويلة في البحث عن المنتج داخل المستودع.

ولحل هذه المشكلة، لا بد من الاعتماد على نظام يسهل عليك تصنيف وترتيب وتنظيم السلع بشكل احترافي لتسريع عملية الالتقاط وتجهيز المنتجات للشحن في أسرع وقت ممكن.

9. ضعف مراقبة المخزون بسبب السياسات المتبعة غير الواضحة:

تتسبب السياسات غير الواضحة والعمليات المحاسبية غير المنظمة في ضعف مراقبة المخزون وإدارته بصورة احترافية وذلك نتيجة لعدم توثيق المنتجات الصادرة والواردة في سجلات الجرد، بالإضافة إلى الخطأ في تسجيل إيصالات المبيعات بما يؤدي إلى حدوث ارتباك كبير فيما يتعلق بالأرقام الحقيقية للسلع والمنتجات داخل المخزون.

ولتجنب هذه المشكلة، لا بد من الاعتماد على أدوات متطورة تسمح بجرد المخزون وتوثيق المنتجات الصادرة والواردة أوتوماتيكيًا بما يقلل من الأخطاء البشرية المتسببة في حدوث ارتباك كبير بداخل المستودعات.

ولإدارة المخزون الناجحة العديد من المميزات نستعرض أهمها بهذه الفقرة.

مزايا إدارة المخزون بطريقة ناجحة للأنشطة التجارية:

تسهم إدارة المخزون الاحترافية في:

تحسين كفاءة العمليات التشغيلية:

تضمن إدارة المخزون الفعالة تقليل التكاليف الناتجة عن نقص أو فائض المخزون، وتوفر المنتجات المطلوبة في الوقت المناسب، مما يقلل من التأخيرات ويزيد من سرعة تلبية طلبات العملاء. كما أن تحسين إدارة المخزون يؤدي إلى تنظيم عمليات الاستلام والتخزين والتوزيع داخل المنشأة التجارية، مما يساعد في تقليل التكدس وتحسين تدفق العمليات، ومن ثم رفع مستوى الإنتاجية والكفاءة التشغيلية.

تقليل التكاليف وتحسين الربحية:

المخزون غير المُدار قد يؤدي إلى خسائر مالية كبيرة، سواء بسبب التكدس الذي يزيد من تكاليف التخزين أو بسبب نقص المخزون الذي يؤدي إلى فقدان المبيعات. ومن خلال الإدارة الجيدة، يمكن للأنشطة التجارية تحقيق التوازن الدقيق بين العرض والطلب، مما يساعد في تقليل التكاليف وزيادة الأرباح. إضافةً إلى ذلك، فإن مراقبة المخزون بدقة تسهم في الحد من الهدر، خاصة بالنسبة للمنتجات ذات العمر الافتراضي القصير، مثل المواد الغذائية أو الأدوية، مما يحمي النشاط التجاري من الخسائر المالية المحققة.

تعزيز القدرة التنافسية في السوق:

فالشركات التي تدير مخزونها بكفاءة تتمتع بميزة تنافسية واضحة في السوق، حيث تكون قادرة على تلبية احتياجات العملاء بسرعة وكفاءة أكبر من المنافسين، مما يؤدي إلى زيادة الحصة السوقية وتحسين سمعة العلامة التجارية. كما أن تقليل التكاليف التشغيلية من خلال إدارة المخزون يسهم في تقديم أسعار تنافسية، مما يمنح الشركة ميزة إضافية في الأسواق التي تعتمد على التسعير كعامل أساسي لجذب العملاء.

تحسين تجربة العملاء وتعزيز الولاء:

إن القدرة على تلبية طلبات العملاء بسرعة ودون تأخير تعتمد بصورة كبيرة على إدارة المخزون الاحترافية، فعندما يجد العميل المنتج المطلوب متوفرًا دائمًا، فإنه يشعر بالرضا والثقة بالعلامة التجارية، مما يسهم في تعزيز ولائه للنشاط التجاري ومن ثم إجراء عمليات شراء متكررة.

دعم القرارات الاستراتيجية وتحسين التنبؤات:

توفر إدارة المخزون بيانات دقيقة حول المنتجات الأكثر مبيعًا، والمنتجات الراكدة، والفترات التي يزداد فيها الطلب، بما يساعد الشركات على اتخاذ قرارات استراتيجية مدروسة، مثل تحديد توقيت العروض الترويجية أو توسيع نطاق المنتجات. كما أن التنبؤ الدقيق بالمبيعات يساعد في تخطيط عمليات الشراء والإنتاج بصورة أفضل، مما يقلل من الحاجة إلى التخزين طويل الأمد، ومن ثم تحسين السيولة النقدية للشركة.

تقليل المخاطر التشغيلية وحماية الاستثمار:

يُعَرِّض المخزون الزائد النشاط التجاري لمخاطر متعددة، مثل التلف، أو السرقة، أو انخفاض قيمة المنتجات بسبب تقادمها، ومن خلال الإدارة الفعالة، يمكن تقليل هذه المخاطر عبر أنظمة تتبع دقيقة تضمن عدم الاحتفاظ بمخزون غير ضروري. كذلك فإن امتلاك رؤية واضحة لمستويات المخزون يسمح للشركات بالاستجابة السريعة للتغيرات في السوق، مثل تقلبات الأسعار أو اضطرابات سلسلة التوريد، مما يحمي استثماراتها من الخسائر غير المتوقعة.

وهناك العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكنك الاعتماد عليها لقياس أداء عملية إدارة المخزون لنشاطك التجاري.

أهم المؤشرات الرئيسية الواجب اتباعها لقياس أداء إدارة المخزون

لقياس أداء إدارة المخزون لنشاطك التجاري، يمكنك الاعتماد على العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية ومنها على سبيل المثال:

1. تكلفة الاحتفاظ بالمخزون:

وهو من أهم المؤشرات التي تقيس أداء إدارتك للمخزون والنفقات، حيث يعمل هذا المؤشر على قياس الأموال التي تم إنفاقها على السلع أثناء تخزينها بما يشمل: رواتب العمال، وإيجار المستودعات إن وُجِد، والمصروفات المتعلقة بالكهرباء، إلخ.

وينبغي أن تعلم أن ارتفاع هذا المؤشر يعكس سوء الإدارة والتخطيط للتعامل مع المخزون، فهو يعني شراؤك لسلع غير مطلوبة من المستهلكين، أو الشراء بكميات كبيرة تفوق مستويات البيع لديك، كل هذا وأكثر يسهم في ارتفاع تكلفة التخزين ومن ثم إهدار الأموال وانخفاض الأرباح.

2. معدل نفاد المخزون:

يعمل هذا المؤشر على قياس معدل نفاد المخزون لديك وحركته، فلا بد وأن تعلم أن نفاد المخزون المتكرر لا يدل على سرعة حركة المبيعات، وإنما يرجع الأمر إلى سوء الإدارة والتخطيط والذي ينتج عنهما نفاد المخزون المتكرر وبصورة مفاجئة وهذا سينعكس بدوره على النشاط التجاري، فنفاد المخزون سيقلل من كفاءة العمل، ويبطئ حركة المبيعات، ويؤدي إلى انخفاض رضا العملاء.

3. مطابقة المخزون المسجّل للمخزون الفعلي:

يقيس هذا المؤشر مدى مطابقة المخزون المسجل داخل سجلاتك بالمخزون الفعلي الموجود بداخل المستودعات. وهناك بعض الأمور التي تسهم في عدم المطابقة واختلاف المخزون المسجل عن المخزون الفعلي ومنها على سبيل المثال:

• قبول المنتجات سريعة التلف بما يؤدي إلى تلفها خلال فترة التخزين وبالتالي نقص المخزون الفعلي عما هو موجود بالمخزون المسجل بالسجلات.
• التسجيل اليدوي والذي يتسبب في حدوث أخطاء كثيرة تحول دون مطابقة المخزون الفعلي للمخزون المسجل.

ونشير إلى أن الاختلاف الذي يحدث بين المخزون المسجل وكذلك الفعلي وعدم المطابقة بينهما يتسبب في نقص المخزون بصورة مفاجئة، أو زيادة غير محسوبة في مستويات المخزون للسلع المخزنة.

4. مقدار المخزون الراكد:

يقيس هذا المؤشر مقدار السلع الراكدة داخل المخزون، ففي الوقت الذي يؤثر فيه نقص المخزون على أداء النشاط التجاري وحركة المبيعات بالسلب، يؤدي فائض المخزون أيضًا إلى حدوث العديد من المشكلات والمتمثلة في السلع الراكدة والتي ظلت لفترات طويلة داخل المستودعات دون بيعها.

وعليك أن تعلم أن ارتفاع معدل السلع الراكدة دليل على سوء الإدارة للمخزون وللنشاط التجاري بوجه عام، فوجود البضائع الراكدة بشكل مرتفع يتسبب في العديد من المشكلات ومنها:

• التكلفة العالية التي يتم إنفاقها للاحتفاظ بهذا المخزون.
• ثبات سعر السلع الراكدة أو انخفاض أسعارها بما يؤثر على الأموال المستثمرة وعدم تحقيق الربحية.
• التأثير بالسلب على حركة دوران رأس المال.

5. معدل دوران المخزون:

يُقصد بمعدل دوران المخزون: عدد المرات التي تم فيها بيع السلع الموجودة بداخل المخزون وتجديده خلال فترة زمنية محددة.

ويعمل هذا المؤشر على قياس معدل دوران المخزون لدى الأنشطة التجارية، فإن كان مرتفعًا، فهذا دليل على الكفاءة الكبيرة في إدارة المخزون، أما انخفاضه فهو إشارة إلى البطء الموجود في حركة المبيعات وهذا يدفعك إلى تقييم النشاط التجاري بصورة شاملة ومعرفة نقاط الضعف والعمل على تحسينها لتسريع حركة دوران المخزون لديك.

6. معدل مرتجع المبيعات:

يعمل هذا المؤشر على قياس معدل المرتجعات للسلع وعودتها مرة أخرى بعد شرائها للمخزون. وقد يكون السبب وراء إرجاع السلع متمثل في:

• وجود عيوب في الصناعة.
• عدم مطابقة المواصفات.
• استلام المنتج تالف.

ومن الجدير بالذكر أن هناك أنظمة وأدوات احترافية تساعد في إدارة المخزون ومراقبته، وتعمل على تحقيق العديد من الفوائد للأنشطة التجارية.

ما هي أنظمة وبرامج إدارة المخزون وفوائدها للمتاجر الإلكترونية؟

اختصارًا، أنظمة وبرامج إدارة المخزون هي تطبيقات برمجية مصممة خصيصًا لمساعدة الأنشطة التجارية على اختلافها في تتبع وإدارة مخزونها، بما يسهم في تقليل التكاليف، وتحسين خدمة العملاء، وزيادة الكفاءة.

وهناك العديد من الفوائد العائدة على مختلف الأنشطة التجارية إذا اعتمدوا على أنظمة وبرامج إدارة المخزون ومنها:

• تبسيط العمليات التشغيلية:

فعلى سبيل المثال، يمكن استخدام الباركود أو الـSKU في تتبع واختيار المنتجات لتسهيل عملية الالتقاط ومن ثم تنفيذ الطلبات المرسلة من العملاء بصورة أسرع وبجهد أقل. كذلك، فإنه يمكن حساب كمية المخزون المتوفرة داخل المستودعات لمختلف السلع، والتنبؤ بالتقديرات التي ستحتاجها مستقبلًا بما يسهم في تفادي الخسائر المالية وزيادة الأرباح.

• جرد المخزون بكفاءة عالية:

عن طريق تقنية الماسح الضوئي للباركود الخاص بكل منتج بما يسهم في الحصول على قائمة مفصلة ودقيقة بشأن المخزون والسلع المتنوعة الموجودة بداخل المستودعات دون بذل الكثير من الجهد وفي أسرع وقت.

• مراقبة المخزون وتحديثه في الوقت الفعلي:

لإبقائهم على اطلاع دائم لتحديث مستويات المخزون فور إتمام الشراء من العميل ومن ثم تجنب الوقوع في مشكلة نقص المخزون أو زيادته.

• تسريع عملية الشحن وتسليم المنتجات للعملاء:

وذلك بفضل تصنيف السلع باحترافية بحيث يسهل التقاطها وتجهيزها للشحن، هذا إلى جانب قدرة هذه البرامج على الاندماج مع مختلف الأنظمة المسؤولة عن تنفيذ الشحنات.

• تقليل الأخطاء البشرية

تقليل الأخطاء البشرية الناتجة عن الأساليب التقليدية المتعلقة باختيار المنتجات الخاطئة وشحنها وذلك من خلال نظام تعريفة المنتج SKU والذي يمكنك من اختيار المنتجات بشكل دقيق ومطابق للمواصفات التي طلبها العميل بما يسهم في تقليل المرتجعات وتعزيز الموثوقية في العلامة التجارية.

• إصدار التقارير المدعومة بالبيانات تلقائيًا:

وأبرز ما يميز هذه التقارير أنها تكون مُحدثة باستمرار ومدعومة بالبيانات بما يشمل بيانات المخزون، والمبيعات، إلخ.

وجدير بالذكر أن هناك العديد من المعايير التي لا بد من وضعها في الاعتبار عند اختيار أنظمة وبرامج إدارة المخزون لتحقيق الأهداف المنشودة.

معايير مهمة ينبغي مراعاتها عند اختيار أفضل أنظمة إدارة المخزون

يوجد العديد من المعايير التي لا بد من وضعها في الاعتبار عند المفاضلة بين أنظمة وبرامج إدارة المخزون المختلفة لاختيار الأفضل وهذه المعايير تتمثل في:

• التأكد من خلوه من نقاط الضعف التي تتسبب في تعطله بما يتسبب في تعطيل سير العمل ومن ثم حدوث خسائر كبيرة.
• سهولة الاستخدام حتى يتسنى لك إدارة المخزون بسهولة ودون تعقيد.
• قابلية التكامل والربط مع الأنظمة المختلفة كنظام إدارة الطلبات، ونظام تتبع الشحن، ونظام البيع، إلى غير ذلك من الأنظمة بما يسهم في تحديث قاعدة البيانات المتعلقة بالمخزون والتمكن من إدارته ومراقبته بصورة دقيقة.
• إصدار التقارير الدورية لحالات المخزون وأن تكون هذه التقارير مفصلة ومدعومة بالبيانات حتى يتسنى لك تقييم الوضع الحالي للمخزون بدقة ومن ثم اتخاذ القرار المناسب.
• الاحتفاظ بالبيانات بحيث تتمكن من العودة إليها متى شئت للقيام بتحليلها واستخراج الرؤى القيمة منها لتحسين كفاءة إدارة المخزون لديك وعمليات الشحن.
• دعم الأجهزة المتعددة بما يتضمن أجهزة الحواسيب والجوالات بمختلف أنواعها حتى يتسنى لك مراقبة وإدارة المخزون باحترافية عبر أي جهاز متوفر لديك.
• الدعم الفني على مدار الساعة من قِبَل الجهة التي أنتجت النظام، فقد تواجه بعض المشكلات في تشغيل النظام والتعامل معه، أو قد تحدث إشكالية ما تتسبب في تعطل النظام تستلزم سرعة الحل لضمان سير العمل بطريقة طبيعية.

وبناءً على هذه المعايير، فإننا نرشح لك نظام أوتو باك OTO PACK المبتكر والذي يعد من أفضل برامج وأنظمة إدارة المستودعات نظرًا لما يتمتع به من إمكانات تسمح بتبسيط العمليات التشغيلية داخل المستودع وتسهم في تسريع عملية الشحن.

سيساعدك نظام أوتو باك على:

• تقسيم المستودع وتحسين عملية التصنيف والالتقاط للمنتجات.
• تسريع عملية تحضير الطلبات وطباعة بوليصات الشحن بسرعة فائقة وتجهيز المنتجات لإيصالها في الوقت المحدد
• تقليل الأخطاء البشرية المتسببة في وجود المرتجعات.

باختصار، ستساعدك أنظمة إدارة المستودعات والمخزون على تحسين تجربة التسوق للعملاء وسيزيد من فرص ولائهم للنشاط التجاري وذلك نتيجة تسريع عملية استلام وتنفيذ وتوصيل طلباتهم كاملة وصحيحة بدون أي أخطاء..

أفضل طرق لمراقبة المخزون

لا شك أن إدارة المخزون عنصر حاسم لنجاح أي نشاط تجاري، لذا ينبغي مراقبة مستويات المخزون باستمرار للتأكد من توافر المنتجات الضرورية وتفادي نفاد السلع القياسية، فضلًا عن مراقبة الطلب على كل منتج لاتخاذ قرارات مستنيرة تعزز من حركة المبيعات وتسهم في اكتساب المزيد من الأرباح.

وإليك فيما يلي استعراض لثلاثة طرق رئيسية لمراقبة مخزونك بكفاءة عالية:

أولًا: الاعتماد على نظام الجرد اليدوي

وهي طريقة تقليدية لمراقبة المخزون تعتمد على إجراء جرد يدوي للمخزون بصورة دورية عبر الموظفين وتسجيل الكميات الفعلية لكل منتج، ومقارنة هذه الكميات بالنتائج المسجلة مسبقًا لمعرفة الزيادة أو النقصان.

وتتميز هذه الطريقة بسهولة وباسطة التنفيذ دون الحاجة لتقنيات معقدة وإتاحة رؤية واضحة لحركة المخزون يدويا. جدير بالذكر أن هذه الطريقة غير فعالة للشركات ذات العمليات المعقدة، كما أنها تتطلب وقتًا وجهدًا كبيرين من الموظفين ما يجعل عملية مراقبة المخزون عرضة للأخطاء البشرية أثناء عمليات الجرد والتسجيل.

ثانيًا: الاستفادة من نظام نقاط البيع (POS)

وهي طريقة أكثر تطورًا من نظام الجرد اليدوي، فهي تعتمد على أجهزة تسجيل خاصة تسمى آلات تسجيل نقاط البيع لتتبع كافة العمليات الخاصة بالمبيعات والمشتريات بالتفصيل. فهذه الآلات تعمل على إضافة كمية المنتجات المباعة تلقائيًا من المخزون، وكذلك طرح كمية المنتجات المشتراة. كما تخزن هذه الآلات بيانات كل عملية بيع أو شراء محددة بالسعر والتاريخ وباقي التفاصيل، مما يتيح متابعة دقيقة لحركة المخزون بالكميات اليومية دون أخطاء.

ولهذه الطريقة عدة مميزات تتمثل في:

• متابعة المخزون بسلاسة وبصورة تلقائية أثناء كافة عمليات البيع والشراء.
• لا تتطلب جهدًا بشريًا لإدخال بيانات المخزون يدويًا.
• توفر سجلًا دقيقًا لحركة المخزون بالتفصيل.

وعلى الرغم من هذه المميزات، إلا أن هناك بعض العيوب المتمثلة في:

• التكلفة العالية لشراء وتركيب أجهزة نقاط البيع POS.
• غير ملائمة للشركات ذات العمليات البسيطة.

ثالثًا: الاعتماد على برامج وتطبيقات تحليل البيانات وإدارة المخزون مثل أوتو

وهي من الطرق المبتكرة لإدارة ومراقبة المخزون بالاعتماد على أوتو بوابة الشحن الرائدة في العالم العربي والتي توفر أنظمة وتطبيقات متكاملة عبر الجوال لمتابعة كافة تفاصيل المخزون بسهولة، بما يشمل تسجيل حركة المخزون تلقائيًا أثناء إجراء عمليات البيع والشراء، ومتابعة الكميات المتاحة بالتفصيل لكل منتج.

كما تتيح معرفة الطلبات المستلمة والمرسلة بسهولة عبر أكثر من 250 شركة شحن محلية ودولية، ما يجعل إدارة المخزون أكثر كفاءة وفاعلية. ويتميز نظام إدارة المخزون من أوتو بعدة مميزات منها:

• أتمتة كافة العمليات التشغيلية داخل المستودعات لتحسين كفاءة العمليات وتقليل الأخطاء.
• تحسين تدفق العمل من خلال تكامل سلس مع أنظمة نقاط البيع والجرد.
• استخدام تحليلات البيانات لتقديم توقعات دقيقة للطلب والعمل على تحسين عمليات التخزين والتوزيع بناءً على أنماط الطلب للمستهلكين.

نصائح مهمة لزيادة فعالية إدارة المخزون لمتجرك الإلكتروني

لزيادة فعالية إدارة المخزون لنشاطك التجاري وتحسين الكفاءة يمكنك الأخذ بهذه النصائح:

• نظم المنتجات داخل المستودعات وصنفها بدقة.
• كن على معرفة جيدة بأنواع السلع الموجودة داخل مخزونك لتتمكن من التعامل معها باحترافية.
• حدد مستويات المخزون المثلى لكل منتج بناءً على توقعاتك للمبيعات ومعدل دوران المخزون.
• استعد مسبقًا لمواجهة العجز الذي يمكن أن يظهر في المخزون من خلال إنشاء منطقة داخل المستودعات تحتوي على احتياطي من المخزون المتوقع وجود طلب متزايد عليه من المستهلكين.
• استخدم البيانات السابقة وقم بتحليلها للتنبؤ بكميات الطلب للسلع المختلفة.
• اعتمد على أنظمة وبرامج متطورة لإدارة ومراقبة المخزون لتحسين كفاءة الإنتاج.
• اجرد المخزون بصفة دورية لاكتشاف أي أخطاء في إدارة المخزون واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيحها.

معلومة إضافية، مفاهيم عامة خاصة بإدارة المخزون:

تتعدد المفاهيم العامة المختصة بإدارة المخزون ومنها:

• وحدة إدارة المخزون SKU: وتعني الرموز الفريدة التي يتم إعطائها للمنتجات لتصنيفها وتنظيمها داخل المستودعات، وعادةً ما تتكون هذه الرموز من ٦ إلى ۱۸ عنصر من الأرقام والحروف تُستخدم كرموز تعريفية تميز كل منتج على حدة.
• وحدة القياس (Unit of Measure): ويُقصد بها الوحدة التي يتم استخدامها لقياس كمية السلع والتي تختلف حسب طبيعة المنتجات.
• المخزون الميت (Dead Stock): ويعني المنتجات الموجودة في المخزون والتي لم يتم بيعها خلال الفترة المتوقعة وبقيت راكدة في المستودع.
• نفاد المخزون (Stockout): ويعني انتهاء الكمية لسلعة ما داخل المستودع.
• رمز (GTIN): وهو عبارة عن رقم تعريفي فريد يُعطى للمنتج وهو رمز موحد على نطاق عالمي ويتم قراءته بجهاز مخصص لذلك.
• المهلة (Lead Time): يُقصد بها المدة الزمنية الفاصلة بين طلب المنتج لملء المخزون من المُورد أو الشركة المصنعة، وبين موعد وصوله إلى المستودع.

مستقبل إدارة المخزون:

مع التطور السريع في الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء (IoT)، أصبحت الشركات تعتمد بصورة متزايدة على الأنظمة الذكية التي تتيح تتبع المخزون في الوقت الفعلي، مما يساعد في تحسين دقة التنبؤ بالطلب وتقليل الفاقد. كما أن استخدام التحليلات المتقدمة والبيانات الضخمة سيسهم في تطوير استراتيجيات أكثر فاعلية لإدارة المخزون، حيث يمكن للشركات التنبؤ بالاتجاهات الموسمية والتغيرات في سلوك المستهلكين، مما يساعدها على اتخاذ قرارات أكثر دقة فيما يتعلق بتخزين المنتجات وإعادة تعبئتها.

إلى جانب ذلك، تلعب الأتمتة دورًا رئيسيًا في مستقبل إدارة المخزون، حيث أصبحت الروبوتات والمستودعات الذكية تسهم في تحسين عمليات التخزين والاسترجاع، مما يقلل من الحاجة إلى التدخل البشري ويزيد من كفاءة العمليات اللوجستية. كما أن الاعتماد على تقنية البلوك تشين (Blockchain) يساعد في تعزيز الشفافية وتتبع سلاسل التوريد بدقة، مما يقلل من مخاطر التزوير والأخطاء في عمليات الجرد. وتوجد العديد من التقنيات التي يتوقع الخبراء أن تُحْدِث ثورة في إدارة المخزون تتمثل في:

• الطباعة ثلاثية الأبعاد (3D Printing): فمن المتوقع أن تسهم هذه التقنية في تقليل الحاجة إلى تخزين كميات ضخمة من المنتجات الجاهزة، حيث يمكن تصنيع المنتجات عند الطلب، مما يقلل تكاليف التخزين ويحسن الكفاءة الإنتاجية.
• الحوسبة الكمية (Quantum Computing): فهذه التقنية ستعمل على تقديم حلولًا مبتكرة لتحليل البيانات بصورة أسرع، مما يمكن الشركات من تحسين استراتيجيات التخزين والتوزيع بشكل أكثر كفاءة ودقة.
• الطائرات بدون طيار (Drones): ستلعب هذه التقنية دور محوري في إجراء عمليات الجرد داخل المستودعات الضخمة، مما يوفر الوقت والجهد مقارنة بالطرق التقليدية. فالطائرات المجهزة بكاميرات وتقنيات التعرف البصري ستساعد في مسح المخزون بدقة وسرعة، مما يقلل من الأخطاء البشرية.

وختامًا:

تعتبر إدارة المخزون عملية دقيقة ومعقدة وتتطلب مستوى عالٍ من التخطيط والتنظيم، لذا فإن الاعتماد على أنظمة إدارة المستودعات والمخزون يلعب دور فعال في رفع كفاءة إدارة المخزون للأنشطة التجارية ومن ثم تعزيز القيمة التنافسية وزيادة الأرباح، فبالاعتماد على الابتكار والتطور التكنولوجي، يمكنك إدارة مخزونك بفاعلية ومن ثم المساهمة في نمو وازدهار النشاط التجاري واكتساب رضا العملاء وزيادة المبيعات.