8 عوامل هامة انتبه إليها جيدًا عند التعاقد مع شركات الشحن في السعودية

هناك ارتباط وثيق بين نمو قطاع التجارة الإلكترونية وقطاع الخدمات اللوجستية في المملكة العربية السعودية وهذا ما أكده أحدث تقارير MarkWideResearch الذي أشار إلى أنه من المتوقع أن تنمو قيمة مبيعات التجارة الإلكترونية في السعودية من 8 مليار ريال سعودي في عام 2016 إلى 28 مليار ريال سعودي بحلول عام 2021، بمعدل نمو سنوي مركب قدره 28.4%.

سينعكس ذلك بالتأكيد على قطاع الخدمات اللوجستية والنقل – وخاصة سوق الميل الأخير (Last Mile Delivery) – المتوقع أن ينمو بمعدل سنوي مركب يبلغ 19.6% بين عامي 2017 و 2022.

إذًا فكلما زاد عدد المتاجر الإلكترونية ومرتاديها، زاد الطلب على خدمات الشحن والنقل، وظهرت حاجة التجار المُلحة إلى التعاقد مع شركات الشحن التي تلبي احتياجات العملاء وتقدم لهم تجربة تسوق فريدة.

وفي هذا المقال سوف نتناول كل ما قد تحتاج لمعرفته بشأن طريقة التعاقد مع شركات التوصيل في السعودية، وكيفية التواصل معها، فضلًا عن الإشارة إلى أهم الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند اختيار هذه الشركات، والبديل الأفضل من التعاقد.

ولنبدأ بتوضيح مفهوم التعاقد سريعًا…

ماذا يُقصد بالتعاقد مع شركات الشحن؟

بوجه عام، التعاقد هو إبرام اتفاق بين طرفين أو عدة أطراف يستوجب التزامهم ببعض الشروط الموضوعة مسبقًا لتحقيق غرض ما، ويكون هذا الاتفاق موثقًا في شكل عقود.

والعقود هي وثائق تحدد بوضوح العلاقة القانونية بين جميع الأطراف (مثلًا: التاجر وشركة الشحن). وبما أن العقد هو علاقة طويلة الأمد بين طرفين، فعليك انتقاء من تتشارك معه بعناية.

ولمساعدتك على اختيار شريك الشحن المناسب الذي يساعدك على تحقيق أهدافك التجارية وتقديم تجربة تسوق رائعة لعملائك دعنا نستعرض أهم عوامل الاختيار 👇

عوامل هامة يجب مراعاتها عند التعاقد مع شركات التوصيل

1. تحديد متطلباتك وأولوياتك
2. تغطية المناطق المستهدفة
3. التحقق من مستوى جودة الخدمات
4. التحقق من أسعار التعاقد مع شركات الشحن
5. اختبار مدى سرعة التوصيل
6. التأكد من مدى ملاءمة تكاليف الشحن
7. معرفة نوعية الخدمات والخيارات المتاحة
8. القدرة على توفير مستوى عالٍ من الدعم الفني

لنتناول كل عامل منهم بمزيد من التفصيل والتوضيح.

1. تحديد متطلباتك وأولوياتك

قبل إجراء أي عقد مع شركة توصيل ومن أجل تحديد خيارات الشحن المتناسبة مع إمكاناتك، يجب عليك في البداية تحديد متطلبات نشاطك التجاري ودراسة السوق المستهدف. فعلى الأقل عليك بفهم ومعرفة:

• احتياجات عملائك.
• مناطق تركزهم.
• مدى حاجتهم إلى منتجاتك.
• التكلفة التي بإمكانهم تحملها مقابل شحن المنتجات لهم.

هذا على مستوى العملاء والسوق، أما بالنسبة لمنتجاتك نفسها فيجب عليك أن تكون على دراية كاملة بـ:

• متوسط حجم ووزن منتجاتك.
• متوسط قيمة طلبات الزبائن.
• عدد الطلبات المتوقع شحنها يوميًا أو أسبوعيًا.
• مقدار التوسع المتوقع مستقبلًا.

خلاصة القول هنا هو أن تحديد أفضلية شركات الشحن يعتمد في الأساس على اختيار الشركة المناسبة لك أنت تحديدًا، وهي بالطبع التي يمكنها تلبية جميع احتياجاتك.

2. تغطية المناطق المستهدفة

من الاعتبارات البديهية التي يجب مراعاتها عند تحديد شركة الشحن المناسبة هي إمكانية وصولها لكافة المناطق التي يستهدفها نشاطك سواء كانت على المستوى المحلي أو على المستوى الدولي.

وفي هذا الإطار يمكنك التعاقد مع شركة تغطي منطقة محددة داخل الدولة أو شركة تغطي جميع المناطق، أو التعاقد مع شركتين إحداهما للشحن الداخلي والأخرى للشحن الدولي، وذلك وفقاً لأولوياتك وإمكاناتك وحجم أعمالك.

3. التحقق من مستوى جودة الخدمات

تعتبر جودة الخدمة التي ستقدمها شركة التوصيل لعملائك ومدى التزامها ببنود اتفاقية مستوى الخدمة من أهم الخصائص التي يجب مراعاتها.

وبالتأكيد عليك اختيار شركة ذات سمعة جيدة ودرجة كبيرة من الخبرة والكفاءة؛ من أجل ضمان إتمام عمليات الشحن والتوصيل بفعالية، وتجنب حدوث أي مشكلات أو تعقيدات قد تؤثر على نشاط متجرك.

ولكن كيف تتأكد من عامل الجودة؟ 🤔

التأكد من الجودة عادةً لا يأتي سوى بالتجريب، وهنا يمكنك قبل بدء التعاقد مع شركة الشحن تجربة شحن طلب أو أكثر لأكثر منطقة يتواجد بها عملاؤك أو الشحن لعدة مناطق أخرى وقياس مدى كفاءة قيامهم بمهام التوصيل ومدى رضاء عملائك عن الخدمة، وبهذا ستتمكن من اتخاذ قرارك بناء على تجربة فعلية وليس افتراضات.

أيضًا يمكنك الإطلاع على مراجعات شركات الشحن المكتوبة من قبل عملاء سابقين على الانترنت، وهذا أسلوب شائع يتبعه الكثيرون. فقط اكتب اسم الشركة التي تريد التعاقد معها في شريط بحث جوجل أو فيسبوك أو تويتر واستكشف ما يقوله الآخرون عنها.

4. التحقق من أسعار التعاقد مع شركات الشحن

يعد التحقق من أسعار التعاقد مع شركات الشحن ومقارنتها بجودة الخدمات المقدمة أحد أهم العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيارك شركة الشحن المناسبة لاحتياجاتك، وهذا يستلزم منك:

• مقارنة أسعار التعاقد بين شركات الشحن المختلفة للحصول على العرض المناسب وفقًا لاحتياجاتك ومتطلباتك.
• معرفة تكاليف الشحن الأساسية أي الرسوم التي تفرضها الشركة لنقل المنتجات من نقطة إلى أخرى، وما إذا كانت هذه التكاليف تشمل جميع الرسوم أو إذا كانت هناك تكاليف إضافية قد تُضاف لاحقًا.
• التحقق من الرسوم الإضافية التي قد تفرضها شركة الشحن لقاء الحصول على خدمات معينة مثل التخزين، أو التأمين، أو التعامل مع السلع الحساسة، إلخ.
• التأكد من عدم وجود تكاليف خفية قد تظهر لاحقًا، مثل رسوم الوقود، أو رسوم الموانئ. فمن الضروري قراءة العقد بعناية وفهم جميع البنود المتعلقة بالتكاليف.
• التأكد من أن شركة الشحن المختارة تحقق المعادلة بين تكلفة الشحن وجودة الخدمة المقدمة بما لا يؤثر في ميزانيتك ورضا العملاء.

ولاختيار شركة الشحن الأفضل بناءً على أسعار التعاقد لتلبية احتياجاتك، يمكنك الاستعانة بهذه النصائح:

• احصل على عروض أسعار من عدة شركات شحن، وحاول أن تكون هذه العروض متشابهة قدر الإمكان من حيث الشروط والخدمات المقدمة لتتمكن من مقارنة الأسعار بدقة. ثم حلل مكونات كل عرض سعر، مثل تكلفة النقل الأساسي، والرسوم الإضافية، والتكاليف الخفية.
• تحقق من الشفافية في الأسعار عند التعاقد، وتأكد من أن شركة الشحن تذكر جميع الرسوم الإضافية بوضوح بما يتضمن رسوم الوقود، ورسوم التخزين، ورسوم التأمين، إلخ.
• اسأل عن الخصومات المتاحة للشحنات الكبيرة أو العقود طويلة الأجل، وتحقق من وجود أي عروض ترويجية أو حزم تشمل خدمات إضافية بأسعار مخفضة.
• لا تتردد في التفاوض على الأسعار، وابحث عن شركات شحن تقدم خطط أسعار مرنة تتكيف مع تغيرات حجم أعمالك أو متطلباتك الموسمية.
• استفسر عن خبرة الشركة وسجلها في تقديم خدمات الشحن، وابحث عن مراجعات وتقييمات العملاء السابقين لتكوين انطباع حول جودة الخدمات المقدمة وتناسبها مع أسعار التعاقد.

5. اختبار مدى سرعة التوصيل

تعد سرعة تسليم المنتجات إلى الزبائن من أهم العوامل المساعدة على زيادة المبيعات، وهي من العناصر المؤثرة بدرجة كبيرة على قرارات العملاء المتعلقة بعمليات الشراء، إذ أن 85% من المتسوقين عبر الإنترنت يتجهون للبحث عن السلع في مكان آخر عندما تكون فترة التوصيل طويلة جدًا.

ولهذا من المفضل التعاقد مع شركة الشحن التي تتيح خيارات التوصيل السريع. وهذا أمر يمكنك معرفته بسهولة من خلال الاطلاع على الموقع الإلكتروني لشركة الشحن المختارة والسؤال عما إذا كانت توفر خدمات الشحن السريع التي ترغب بها أم لا.

6. التأكد من مدى ملاءمة تكاليف الشحن

هنا لا بد من النظر إلى عاملين، أولهما تكلفة الشحن، فمن الضروري التأكد من أن أسعار خدمات الشحن متناسبة مع ميزانيتك، فضلًا عن كونها ملائمة للزبائن حتى لا تضطر إلى خسارة عدد كبير من عمليات الشراء بسبب ارتفاع أسعار الشحن، ويمكنك هنا تحميل تكلفة المنتج جزء من تكلفة الشحن حتى لا يرى عملاؤك أن أسعار الشحن مرتفعة جدًا.

والعامل الثاني هو توافر خيارات الدفع المختلفة، فعلى الرغم من أن البطاقات كآلية دفع تتمتع بالحصة السوقية الأكثر سيطرة في صناعة التجارة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، إلا أن التحويلات المصرفية، والدفع عند الاستلام، والخصم المباشر، وخيارات المحافظ الإلكترونية ستستمر في الاستحواذ على مراكزها في السوق السعودي في السنوات القادمة.

7. معرفة نوعية الخدمات والخيارات المتاحة

هناك مختلف أنوع شركات الشحن في السعودية، وعند اختيارك لشركة الشحن عليك التأكد من نوعية الخدمات والميزات التي توفرها، والتي من شأنها المساعدة على تسهيل أداء مهام نشاطك التجاري، بالإضافة إلى تعزيز مستويات رضا العملاء، مثل:

• خاصية تتبع الشحنة لك وللعملاء، والتي توفر الكثير من الجهد المتعلق بالتعامل مع استفسارات العملاء بخصوص مسار طلباتهم.
• خيارات الشحن المتخصصة التي تناسب مختلف نوعيات المنتجات، وخاصةً السلع عالية القيمة أو البضائع القابلة للتلف أو للكسر.
• خيارات حاسبات الشحن التي تتيح لصاحب الطلب حساب تكلفة شحنه بسهولة ودقة عن طريق إدخال وزن الشحن وأبعاد صندوق الشحن ووجهة التوصيل.
• خيارات الدفع المختلفة كما ذكرنا في النقطة السابقة.

8. القدرة على توفير مستوى عالٍ من الدعم الفني

من المهم أن تتميز شركة الشحن التي ستختارها بقدرتها على توفير الدعم الفني المناسب من خلال فريق خدمة عملاء نشط ومحترف، وذلك من أجل التعامل بسرعة وكفاءة مع أي مشكلات أو عقبات قد تواجه عمليات شحن المنتجات، فهناك العديد من مشاكل شركات الشحن والتي تستسلزم التحرك بسرعة لمعالجتها.

وبناءً على العناصر السابقة يمكنك المفاضلة بين أنواع شركات الشحن المختلفة وتحديد الشركة الأنسب لنشاطك.

وبعد المفاضلة بين شركات الشحن المختلفة على أساس نوعية الخدمات التي توفرها وشروط وسياسات هذه الخدمات، يمكنك الشروع في التواصل معها لإجراء الاتفاق والتعاقد مع الشركة الأكثر ملاءمة لك، وإذا كنت تتساءل ” كيف أتواصل مع شركة شحن؟ ” فدعنا نجيب عن سؤالك هذا في السطور القادمة.

كيف تتواصل مع شركة شحن ترغب بالتعاقد معها؟

يمكنك التواصل مع شركة الشحن عبر زيارة موقع الشركة الإلكتروني أو حسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بها أو الاتصال بها هاتفيًا أو مراسلتها عبر البريد الإلكتروني، أو من خلال زيارة مقر الشركة أو أحد فروعها إذا كان موجودًا بالقرب منك أو في نفس مدينتك.

ولكن قبل أن تسأل نفسك عن طريقة التعاقد مع شركات الشحن، من المهم الإطلاع على أمرين أساسيين:

• الأول: شروط تحديد المسؤولية التي تتعلق بتحديد التزامات شركات الشحن في حالات تلف بعض الشحنات أو ضياعها وحجم التعويض المستحق نتيجةً لذلك، والتأكد من أن هذه الشروط مناسبة لنشاط تجارتك ونوعية منتجاتك وقيمتها. فمثلاً إذا كانت منتجاتك من النوعيات عالية القيمة فيجب أن تتيح لك هذه الشروط حصولك على التعويض المالي المتناسب مع هذه القيمة.
• الثاني: سياسة الاستخدام الخاصة بشركة الشحن التي تنوي التعاقد معها، والمتعلقة بشروط تعويض شركة الشحن في حالة إخلال العميل ببنود سياسة الاستخدام، ومدى التزام الشركة بالحفاظ على خصوصية معاملاتك وسريتها، وتحديد المسؤولية عن أي عطل أو تأخير في عمليات النقل، وضمانات استرجاع الأموال في حالة فشل تسليم الشحنات.

والآن إذا قررت مع أي الشركات ستتعاقد فعليك بتحضير ما يشغل بالك من تساؤلات بشأن التعاقد مع شركات الشحن وتوجيهها للشركة المختارة.

أسئلة هامة يجب توجيهها لشركة الشحن قبل التعاقد

إذا قررت أي شركات الشحن ستختار للتعاقد معها، فعليك بالتواصل مع أحد ممثلي خدمة العملاء بها وطرح أي أسئلة قد تتبادر إلى ذهنك بشأن أمور التعاقد وخلافه. وهنا نقترح عليه بعض الأسئلة التي يمكن طرحها عند التعاقد مع شركات الشحن:

أسئلة عامة:

• ما هي تكلفة الشحن؟ وهل هناك تخفيض في السعر عند شحن عدد كبير من الطلبات؟
• هل يمكن تقديم خدمات الشحن بالجملة للشركات والأفراد؟
• ما هي خيارات الشحن والتسليم المتاحة والتي تناسب نشاطي التجاري؟
• هل يتم تأمين الشحنات؟
• هل يوجد حد أدنى أو حد أقصى للأوزان والأحجام التي يمكن شحنها؟
• هل يمكن إرجاع الشحنة إذا لم يتمكن العميل من استلامها؟
• هل يمكن التعويض عن الأضرار التي تتعرض لها الشحنة أثناء النقل؟
• ما هي سياسة الشركة في حالة فقدان الشحنة أو تلفها؟
• ما هي سياسة الشركة في حالة تأخر الشحنة؟
• هل يمكن للعميل تقديم تعليمات خاصة بالتسليم؟

أسئلة ذات صلة بالخدمات المصاحبة للشحن:

• هل توفر الشركة خدمة التتبع اللحظي للطلبات؟
• هل يمكن تقديم تقرير مفصل عن مسار الشحنة؟
• هل يمكن تخزين الشحنة في مستودعات شركة الشحن؟
• هل يتم توفير خيارات التخزين المؤقت للشحنة في حالة عدم استلامها في الوقت المحدد؟
• هل توفر الشركة خدمات التعبئة والتغليف؟
• هل يتم توفير خيارات الدفع المتعددة وخاصة الدفع عند الاستلام؟
• هل يتوفر دعم فني على مدار الساعة للعملاء في حالة وجود أي مشكلات أثناء الشحن؟
• هل يتوفر تأمين الشحنة ضد الضياع أو التلف أثناء الشحن؟

أسئلة ذات صلة بالشحن الدولي:

• هل توفر الشركة خدمات الشحن الدولي؟
• ما هي الدول التي تتعامل معها الشركة وما هي تكلفة الشحن إلى هذه الدول؟
• هل توفر الشركة خدمات التخليص الجمركي؟
• هل يتم فحص الشحنة قبل الشحن للتأكد من الامتثال لجميع المتطلبات والقوانين الصحية والبيئية؟

هل هناك أوراق أو مستندات مطلوبة عند التعاقد مع شركة شحن في السعودية؟

هناك بعض الأوراق والمستندات التي يمكن أن تكون مطلوبة عند التعاقد مع شركة شحن في السعودية، وهذه الأوراق قد تختلف قليلاً من شركة شحن لأخرى وفقًا لسياساتها ومتطلباتها الخاصة. ومن بين الأوراق المهمة المطلوبة للتعاقد مع شركة شحن في السعودية:

• نسخة من الهوية الوطنية أو جواز السفر الخاص بالعميل.
• نسخة من الفاتورة الضريبية أو الفاتورة التجارية التي تحمل اسم العميل وعنوانه.
• شهادة التأسيس والسجل التجاري في حالة كون العميل شركة.
• كشف حساب مصرفي يحمل اسم العميل.

بعض الشركات الناشطة في مجال الشحن الدولي قد تطلب أيضًا بعض الوثائق الخاصة بالشحن الدولي مثل الفاتورة التجارية وبيانات الحمولة وشهادات المنشأ والتأمين وغيرها.

⚠️ من الأفضل التأكد من الأوراق والمستندات المطلوبة مسبقًا من خلال الاتصال بشركة الشحن المختارة والتحقق من متطلباتها الخاصة لتجنب أي تأخير أو إشكالية في عملية الشحن.

كيف تتعاقد مع شركة شحن في السعودية؟

يمكنك التعاقد مع شركة شحن من خلال الخطوات التالية:

1. البحث عن الشركات المتخصصة في توفير حلول الشحن للمتاجر والمتاحة في السعودية، والمقارنة بين مميزاتها وأسعار خدماتها، مع التحقق من كفاءة أداء الشركة وسمعتها الجيدة.
2. زيارة الموقع الإلكتروني الرسمي الخاص بشركة الشحن المختارة.
3. اختيار صفحة الربط مع المتجر أو صفحة شروط التعاقد.
4. الاطلاع على الباقات المتاحة وشروطها، ثم تعبئة طلب تسجيل المتجر بإدخال البيانات المطلوبة.
5. سيقوم أحد موظفي الشركة بالتواصل معك عبر البريد الإلكتروني أو من خلال مكالمة هاتفية من أجل استكمال إجراءات التعاقد.

قد تختلف هذه الخطوات من شركة لأخرى، وفي حالة وجود أي اختلاف أو مواجهة أي صعوبات في أي من الخطوات السابق ذكرها، يمكنك التواصل بشكل مباشر مع قسم الدعم الفني الخاص بشركة الشحن وإخبارهم برغبتك في التعاقد مع الشركة، والاستفسار عن باقات خدماتهم وتكلفة الاشتراك فيها، والبيانات والإجراءات المطلوبة وأي تفاصيل أخرى قد تحتاج لمعرفتها.

هل هناك بديل أفضل من التعاقد مع شركات الشحن؟

نعم يوجد بديل أفضل وهو أوتو OTO، وهذا البديل ليس أفضل فحسب بل أرخص أيضًا.

يمكن القول بأن أوتو هي أفضل بوابة شحن موجودة بالسعودية والوطن العربي ككل، والتي يمكنها العمل كوسيط بينك وبين أكثر من 250 شركة شحن مختلفة محلية وعالمية داخل وخارج المملكة العربية السعودية.

فسواء كان لديك عقدًا بالفعل مع شركة شحن أم لا، يمكنك بسهولة إنشاء حساب مجاني في أوتو شحن طلباتك باستخدام أسعارك الخاصة المحددة بالعقد أو الشحن بأسعار أوتو المخفضة والتي تصل نسبة التخفيض فيها إلى 90%، والاختيار من بين البدائل الكثيرة المتاحة، وكذلك الشحن مع أكثر من شركة شحن بنفس الوقت.

إلى جانب ذلك، توفر أوتو العديد من الميزات، منها:

• الربط التقني مع أكثر من 25 منصة تجارة إلكترونية (اضغط هنا لمعرفة هذه المنصات).
• إمكانية وضع قواعد الشحن الخاصة بك وترك الأمر لأوتو لتختار لك شركات الشحن الأنسب لنشاطك التجاري وتوجيه الطلبات بشكل أوتوماتيكي.
• نظام تحليلات متطور للاطلاع على كافة البيانات التي تريدها والمتعلقة بأداء شركات الشحن وعدد الطلبات التي تم تسليمها، وما إلى ذلك.
• أنظمة متطورة مثل نظام إدارة المستودعات أوتو باك OTO PACK ونظام إشعارات العملاء، مما يتيح لك إدارة نشاطك التجاري بشكل احترافي.
• نظام مبتكر لإدارة السائقين عبر تطبيق أوتو فلكس (OTO FLEX).

خاتمة

تنامي نشاط التجارة الحديثة أكسب شركات الشحن أهمية كبيرة باعتبارها حلقة الوصل بين العلامات التجارية والعملاء. دفع هذا التجار إلى التعاقد مع شركات التوصيل الأكثر كفاءة والأفضل سمعة لما لها دور بارز في دعم نمو الأنشطة التجارية وزيادة أرباحها، بالنظر إلى أن توفير حلول شحن ملائمة وفعالة ينعكس بشكل إيجابي على زيادة المبيعات، وعلى مستويات رضاء العملاء والاحتفاظ بهم واكتساب المزيد منهم.

فوفقًا لأحد الدراسات فإن 40% من المستهلكين يقومون بإلغاء طلباتهم بسبب التأخير الكبير في توصيلها، وفي دراسة أخرى وُجد أن 60% من المستهلكين يفضلون الشراء من الشركات التي تتميز بخدمات شحن أكثر ملاءمة، مما يؤكد أن تجربة الشحن تمارس دورًا محوريًا في تعزيز ولاء العملاء، من خلال تكوين انطباعات جيدة عن مدى مصداقية العلامات التجارية ومدى التزامها في التعامل معهم.

كان هذا هو موضوع المقال الذي أجبنا فيه باستفاضة عن أحد تساؤلات عملاؤنا وهو ” كيف أتعاقد مع شركة شحن؟ ” وشرحنا أهم عوامل الاختيار والمفاضلة بين شركات شحن للسعودية على اختلافها وما يجب سؤال الشركات عنه قبل التعاقد، وكذلك البديل الأفضل والأرخص من التعاقد مع خدمات الشحن.

نتمنى أن نكون قد أفدناك وأجبنا عن بعض تساؤلاتك. سيسعدنا مشاركتنا برأيك أو تجربتك أو تساؤلاتك.